Arbeiten von zuhause

Umfragen zeigen, dass vor der Pandemie nur 40 % der Beschäftigten in Unternehmen von Zuhause aus arbeiteten. Im Zuge der Pandemie hat sich diese Zahl auf etwa 60 % erhöht, mit einem Potenzial von bis zu 80 %. Auch unter den Mitarbeitern wird das Home-Office gut angenommen. Große Vorteile sind der verringerte Stress aufgrund des fehlenden Arbeitswegs und die verbesserte Vereinbarkeit von Privatleben und Arbeitsalltag.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Vorbereitungen fürs Home-Office geben, gespickt mit einigen Einrichtungstipps für einen gemütlichen Arbeitsplatz zuhause für Ihre Mitarbeiter.

Die aktuelle Zeit verlangt viel von Unternehmen. Im Fokus stehen ganz klar: Digitalisierung und Flexibilität. Es wurde schnell deutlich, wer digital vorbereitet war und die neue Herausforderung auf sich nehmen konnte. Home-Office-Möglichkeiten wurden schnellstmöglich geschaffen – oftmals nach der „Quick and Dirty“-Lösung, doch es hat funktioniert. In Dienstleistungsunternehmen oder Berufszweigen mit PC-Arbeit verläuft die Umstellung deutlich einfacher als im produzierenden Gewerbe. Doch auch hier haben die Unternehmen Infektionsschutzkonzepte definiert.

Für Home-Office-Neulinge in diesem Bereich war es schließlich eine große Umstellung, den Arbeitsplatz mitten in der Wohnung aufzubauen. Die Große Koalition ist deshalb im Gespräch über eine Home-Office-Pauschale, um Arbeitnehmer ohne häusliches Arbeitszimmer zu entlasten.

Normalerweise gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Home-Office. Der Arbeitgeber muss somit nur in Ausnahmefällen das Arbeiten von zuhause erlauben. Die Pandemie jedoch hat einiges geändert und das Home-Office wurde fast durchwegs genehmigt. Auch staatliche Maßnahmen werden immer strenger und verlangen die Ermöglichung der Arbeit von zu Hause, um das Infektionsgeschehen einzudämmen. 

Die Arbeit von zuhause ist natürlich kein Freifahrtsschein, um während der Arbeitszeit die Hausarbeit zu erledigen. Arbeitgeber können auch hier klare Vorgaben für eine hohe Arbeitsmoral definieren.

Wichtig aus Arbeitgebersicht ist:

Arbeitsmittel sollten gestellt werden, damit Arbeitnehmer die Arbeit gut leisten können.

• Aufkommen für die Stromkosten – die Höhe und die Art des Ausgleichs kann individuell entschieden werden.

• Die Höhe des Gehalts wird auch im Home-Office gewährleistet.

• Die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes sind einzuhalten.

Arbeitnehmer haben folgende Pflichten:

• Es muss sich an die bisherigen Arbeitszeiten gehalten werden.

• Erlaubt es das Unternehmensmodell, dürfen die Arbeitszeiten etwas flexibler gestaltet werden – natürlich in Absprache mit dem Arbeitgeber.

• Es dürfen die persönlichen Geräte genutzt werden.

• Der Datenschutz muss sichergestellt werden.

Da es sich beim Home-Office-Arbeitsplatz um einen befristeten Arbeitsplatz handelt, ist die Arbeitsstättenverordnung hier nicht gültig.

Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) definiert den Schutz der Arbeitnehmer vor Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Sie gilt ausschließlich für Räume, die als ständiger Arbeitsplatz eingerichtet wurden. Hierbei handelt es sich um die Telearbeit, die mit festgelegten Rahmenbedingungen wie Arbeitszeit, Ausstattung oder Dauer gesetzlich geregelt ist. Die Arbeit von zuhause hingegen findet nur gelegentlich statt und ist abhängig von individuellen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. 

Aufgrund des Artikel 13 Grundgesetz (die garantierte Unverletzlichkeit der Wohnung) hat der Arbeitgeber kein Recht, grundlos die Wohnung des Arbeitnehmers zu betreten und den Arbeitsplatz auf Sicherheit zu prüfen. Es kann aber durchaus eine Erstbeurteilung verlangt werden, zu welcher der Arbeitnehmer freiwillig den Zutritt in die Wohnung erlaubt.

Im Home-Office ist somit der Arbeitnehmer für die Sicherheit eigenverantwortlich. Sollte es zum Unfall kommen, muss klar erkenntlich sein, wie der Arbeitsplatz von Wohnräumen abgegrenzt wurde. So wurde beispielsweise der Gang zur Kaffeemaschine und ein damit verbundener Unfall auf der Treppe nicht als Arbeitsunfall gewertet, da der Arbeitsplatz verlassen und einem persönlichen Bedürfnis in der eigenen Wohnung nachgegangen wurde.

Es ist das erste Mal für Ihr Team, von zu Hause zu arbeiten? Dann helfen die folgenden Tipps bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes im Home-Office. Geben Sie ihnen diese gerne mit auf den Weg, das erleichtert den Umzug erheblich.

1. Separates Zimmer: Im besten Fall hat der Mitarbeiter ein eigenes Büro, um hier in Ruhe von zuhause zu arbeiten. Dies ist natürlich auch für private Zwecke von Vorteil, um den ganzen Papierkram zu erledigen. 

2. Kleine Büroecke einrichten: Bei wenig Platz sollte sich der Mitarbeiter eine kleine Ecke in der Wohnung suchen, um sich hier ausbreiten zu können – wo auch einmal etwas liegen bleiben darf.

3. Ergonomischer Stuhl: Das Mindeste eines Arbeitsplatzes im Zuhause ist ein ergonomischer Stuhl. Schließlich verbringt man acht Stunden am Platz und ein Küchenstuhl oder ein Sessel fördert definitiv nicht die richtige Haltung.

4. Schreibtisch: Bei flexibler Heimarbeit wird der Küchentisch oftmals zweckentfremdet. Dies ist möglich, kann auf Dauer aber zu Rückenproblemen führen, wenn dieser nicht ergonomisch eingerichtet ist. Zudem will man mit der Familie hier essen und muss die Arbeitsutensilien immer wieder auf- und abbauen. Lässt es der Platz zu, sollte definitiv ein weiterer Schreibtisch aufgestellt werden.

5. Zwei Bildschirme: Wer mit einem Laptop arbeitet, weiß: Der Bildschirm ist sehr klein! Vor allem komplizierte Tasks können mit zwei Bildschirmen leichter bearbeitet werden. Dies fördert zudem die Ergonomie und verringert den Stressfaktor.

6. Notizzettel: Platz für schriftliche Notizen sollte immer sein: Post-Its oder Notizblock sollten daher einen festen Platz auf dem Tisch haben.

7. Dekoration: Pflanzen und Bilder machen ein Zimmer wohnlich und gemütlich. Wer den ganzen Tag zuhause verbringt, darf hier gerne kreativ werden, sodass sich der Stil von der restlichen Wohnung unterscheidet.

8. Arbeitsmittel: Das wichtigste: Leistungsstarke Geräte und eine hochwertige Ausstattung sind notwendig, um die Arbeitsleistung aufrechtzuerhalten. Hier sollte auch der Arbeitgeber offen für benötigte Hardware sein und diese zur Verfügung stellen.

Arbeiten von zuhause bedeutet nicht, dass man jederzeit für die Familie erreichbar ist. Auch hier gelten die definierten Arbeitszeiten des Unternehmens, die auch mit Familie und Mitbewohnern abgesprochen werden sollten. So steht einer ruhigen Arbeitsumgebung nichts mehr im Wege.

Der Arbeitnehmer ist eigenständig für die Sicherheit der Daten verantwortlich und muss gewährleisten, dass Familienangehörige und Mitbewohner keinen Zugriff darauf haben. Mit Verschlüsselungen und sicheren Passwörtern ist dies schnell und einfach erfüllt. Werden Papierdokumente benötigt, sollten diese in einem verschließbaren Schrank gelagert werden. Haben Mitarbeiter also bereits im Büro auf eine DSGVO-konforme Tätigkeit geachtet, ist dies auch im Home-Office kein Problem.

Bei der Arbeit von zuhause ist es für den Arbeitgeber schwierig, die eigentliche Arbeitszeit zu prüfen. Bei einer Kontrolle handelt es sich um einen schmalen Grat,  den der Arbeitgeber betritt, damit sich die Mitarbeiter nicht zu kontrolliert fühlen. Hinzu kommt, dass sich engagierte Mitarbeiter oft selbst manipulieren und über den eigentlichen Rahmen hinaus arbeiten. „Ich bin sowieso zuhause.“, „Ich brauche keine Mittagspause und kann bei der Arbeit essen.“ oder „Ich mach das noch schnell nach dem Abendessen.“ sind hier nur einige Aussagen, um noch mehr Zeit bei der Arbeit zu verbringen. Allerdings sind es bereits diese kleinen Zusatzstunden, die unbewusst an den Nerven zehren und den Mitarbeiter ab einem gewissen Punkt aus der Bahn werfen.

Das Gegenteil? Mitarbeiter, die sich von der eigentlichen Arbeit zuhause gerne auch mal ablenken lassen und ihre Zeit mit Staubsaugen und Wäsche aufhängen verbringen. Um diese zwei extremen Arbeitsweisen einzuschränken, können bereits kleine Maßnahmen ergriffen werden. So wird eine geregelte Arbeitsweise unterstützt.

• Einhaltung von Mittagspausen im Home-Office

• Mitarbeiter geben Bescheid, wenn sie eine Pause einlegen – dies kann gerne auch eine bewusste Kaffeepause oder Zeit zum Wäsche aufhängen sein (darf natürlich nicht mit Terminen kollidieren!)

• wöchentliche Meetings zum Projektfortschritt – bei Bedarf auch ein täglicher Jourfix

• Definition klarer Fristen und Deadlines für Aufgaben

• bewusste Kaffeepausen mit den Kollegen

Beim Arbeiten im Home-Office handelt es sich um die mobile Arbeit von zuhause – zeitweilig! Das ist der große Unterschied zu den anderen flexiblen Arbeitsplatzmodellen wie der Remote-Work und der Telearbeit. Bei der Telearbeit werden die Rahmenbedingungen im Arbeitsvertrag entsprechend der Arbeitsstättenverordnung definiert: wöchentliche Arbeitszeit, Arbeitsbedingungen, Arbeitsplatzgestaltung. Hier ist der Arbeitgeber für die Einrichtung zuständig.

Beim mobilen Arbeiten von zuhause und der Remote-Work hingegen ist der Arbeitnehmer selbst für die Einrichtung zuständig. Arbeitet der Mitarbeiter jedoch remote kann er von überall arbeiten, z. B. auch vom anderen Ende der Welt.

Unabhängig vom Arbeitsplatzmodell muss das Unternehmen klare Vorgaben treffen, damit Mitarbeiter die Rahmenbedingungen kennen und so auf Wunsch zum Beispiel auch einmal von Thailand aus arbeiten können.

Die Pandemie zeigt deutlich: Home-Office funktioniert! Und das besser als mancher wohl vermutet hätte. Waren Unternehmen zu Beginn des Jahres noch skeptisch, wenn der Mitarbeiter nur nach einer Home-Office-Möglichkeit fragte, können es nun viele nicht mehr wegdenken. Die Digitalisierung hat einen enormen Schub erhalten und nun den finalen Beweis für ihre Notwendigkeit erbracht.

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