Ganz genau hingesehen: Die Lohnsteueraußenprüfung
Kann der Außenprüfer einfach vorbeikommen?
Nein. In der Regel liegt die Prüfungsanordnung gut zwei Wochen vor dem Prüftermin im Briefkasten, sodass Sie genügend Zeit haben, sich vorzubereiten, die Unterlagen griffbereit zu halten und sich mit dem Steuerberater abzustimmen. Lediglich bei einer Lohnsteuer-Nachschau darf der Außenprüfer Ihr Unternehmen unangekündigt aufsuchen. Bei dieser Gelegenheit will das Betriebsstättenfinanzamt zeitnah Unklarheiten in der Lohnbuchhaltung beseitigen.
Wie oft muss ich mit einer Prüfung rechnen?
Da die Festsetzungsfrist für Lohnsteuer-Anmeldungen vier Jahre nach Abgabe endet, finden die Außenprüfungen meist alle vier Jahre statt. Betrachtet wird dann der Zeitraum, der in der Prüfungsanordnung festgelegt ist.
Wie läuft die Lohnsteueraußenprüfung ab?
Wenn der Prüfer kommt, muss er sich bei Ihnen ausweisen. Sie müssen ihm Zutritt zu Ihren Betriebsräumen ermöglichen und ihm einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. In einem ersten Vorgespräch haben Sie Gelegenheit, Ihr Unternehmen vorzustellen und auf mögliche Besonderheiten hinzuweisen. Haben Sie dabei im Hinterkopf, dass auch diese Informationen Teil der Prüfung sind. Anschließend beginnt der Prüfer damit, Ihre Dokumente zu sichten. Dabei wird er gegebenenfalls mit Fragen auf Sie zukommen. Spätestens am Ende der Außenprüfung gibt es eine Schlussbesprechung, in der alle Prüfungsfeststellungen erörtert werden.
Was will der Prüfer sehen?
Halten Sie für den Betriebsprüfer sämtliche relevanten Unterlagen bereit – neben der Lohnbuchhaltung sind das auch Jahresabschlüsse und Arbeitsverträge. Auch Computerdaten der Buchhaltung muss er einsehen können. Diese sollten Unternehmer am besten noch vor der Prüfung separat bereitstellen, damit sich auf dem PC-Arbeitsplatz nur Daten befinden, die für die Lohnbuchhaltung wichtig sind. Ab Januar 2018 müssen Arbeitgeber bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung lohnsteuerrelevante Daten über eine amtlich vorgeschriebene digitale Schnittstelle – die digitale Lohnschnittstelle (DLS) – elektronisch bereitstellen. Dies gilt unabhängig von der Software, die Sie verwenden. Weitere Informationen zur DLS erhalten Sie beim Bundeszentralamt für Steuern.
Was wird überprüft?
Jeder Betriebsprüfer setzt schon aus zeitlichen Gründen Schwerpunkte, manche von ihnen haben sogar Favoriten. Was genau kontrolliert wird, erfahren Sie zuvor in der Prüfungsanordnung. Geprüft wird nur, was darin erwähnt wird. Erfahrungsgemäß schaut das Betriebsstättenfinanzamt bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung vor allem auf folgende Punkte:
Entsprechen die Steuerbeträge auf den Lohnkonten denen auf der Lohnsteuer-Anmeldung?
Wurden die Löhne entsprechend der individuellen Besteuerungsmerkmale korrekt versteuert?
Durften Sie bestimmte Leistungen steuerfrei oder pauschal versteuert auszahlen?
Sind die Voraussetzungen für die pauschale Lohnsteuer bei Minijobbern erfüllt?
Wurden Steuerfreigrenzen beim Sachbezug eingehalten?
Wurde die private Nutzung des Dienstwagens korrekt versteuert?
Darf der Prüfer auch mit meinen Mitarbeitern sprechen?
Als Ansprechpartner während der Lohnsteuer-Außenprüfung sind erst einmal Sie gefragt. Wenn Sie vor der Prüfung beispielsweise zusätzlich den Personalchef als Ansprechpartner benannt haben, ist auch dieser auskunftspflichtig. Da die Arbeitnehmer Schuldner der Lohnsteuer sind, darf der Prüfer außerdem auch die Angestellten befragen. Selbst ausgeschiedene Angestellte dürfen prinzipiell um Aufklärung gebeten werden. Bereiten Sie also Ihre Arbeitnehmer auf die Betriebsprüfung vor und delegieren Sie gegebenenfalls die Auskunftspflicht auf einen kompetenten Ansprechpartner, der in Steuerprüfungen versiert ist.
Was passiert nach der Lohnsteuer-Außenprüfung?
Das Ergebnis der Betriebsprüfung wird in einem Bericht niedergelegt. Achten Sie darauf, dass im Prüfungsbericht alles so steht, wie Sie es mit dem Prüfer besprochen haben. Am besten lassen Sie sich den Bericht zuschicken, dann können Sie sich das Ganze noch einmal in Ruhe ansehen. In dem Bericht schreibt das Finanzamt, was Sie möglicherweise falsch gemacht haben und wie es richtig gewesen wäre – einschließlich der richtigen Berechnung der Lohnsteuer.
Was passiert, wenn der Prüfer fündig geworden ist?
Sollte sich herausstellen, dass Sie zu wenig Lohnsteuer abgeführt haben, kann das Finanzamt sich entweder direkt an den Arbeitnehmer wenden oder an Sie. Fordert das Finanzamt die Lohnsteuerbeträge vom Arbeitnehmer, wird bei diesem der Einkommensteuerbescheid geändert. Zugleich erhalten Sie als Arbeitgeber einen Haftungsbescheid. Kann oder will der Arbeitnehmer die Einkommensteuer nicht zahlen, werden Sie zur Kasse gebeten. Umgekehrt kann das Finanzamt sich aber auch direkt an Sie wenden – dann können Sie die Lohnsteuerbeträge von den Arbeitnehmern zurückfordern.
Wann sollte ich meinen Steuerberater einschalten?
Sie können selbst entscheiden, ob Ihr Steuerberater die Prüfung begleiten, für Fragen erreichbar sein soll oder ob er lediglich Prüfungsbericht und Steuerbescheid prüft. Gegen alle Bescheide, die sich aus der Lohnsteuer-Außenprüfung ergeben, können Sie oder der Steuerberater Einspruch einlegen.
