Das Kritikgespräch – ein spezielles Führungsinstrument
Eine gewisse Kritikkultur ist notwendig
In jedem Unternehmen sollte eine Kritikkultur etabliert werden, damit sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter entspannter mit dem Thema umgehen können.
Konkret bedeutet dies: Keiner ist perfekt und jeder darf Fehler machen. Allerdings wird dieser nur einmal begangen, denn man lernt daraus! Kritik ist ebenso wichtig wie Lob – vorausgesetzt es handelt sich um konstruktive Kritik. Denn nur so können Mitarbeiter besser werden und ihre individuellen Fähigkeiten stärken.
Wie werden am besten Kritikgespräche geführt und welche Ziele verfolgen sie? Wir möchten, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die Chancen der Gespräche nutzen und gemeinsam wachsen!
Was versteht man unter Kritik? Eine Definition
Laut Definition ist Kritik die Beurteilung einer Handlung anhand von Maßstäben oder die Bemängelung und Beanstandung von Fehlern und Versäumnissen. Dabei soll die Kritik so geübt werden, dass sie nicht kränkt, sondern motiviert.
Diese sogenannte Kritikkompetenz muss gelernt und geübt werden, um die Mitarbeiter in deren Leistung zu motivieren, zu stärken und zu besseren Leistungen zu verhelfen.
Grundsätzlich werden dabei zwei Arten von Kritikfähigkeit unterschieden:
1. Aktive Kritikfähigkeit: Der Kritisierende selbst kann gute konstruktive Kritik üben, da er ein gutes Beurteilungsvermögen und Empathie besitzt.
2. Passive Kritikfähigkeit: Der Kritisierte kann die empfangene Kritik konstruktiv verwerten. Dafür sind eine emotionale Selbstkontrolle und eine empathische Einschätzung zwingend notwendig.
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Sowohl bei Feedback als auch bei Kritik soll der Mitarbeiter aus den Gesprächen und Situationen lernen.
Anders als beispielsweise in Mitarbeitergesprächen wird bei Kritikgesprächen auf einen spezifischen Fehler eingegangen, weshalb sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter das Kritikgespräch als Entwicklungsgespräch ansehen und positiv auf den anderen zugehen sollten.
Zeitnah: Wann Kritikgespräche geführt werden sollten
Ein Kritikgespräch sollte immer direkt, sofort oder zumindest zeitnah geführt werden, wenn ein Fehler begangen wurde. Dabei muss der richtige Zeitpunkt bestmöglich abgepasst werden: Weder zu viel noch zu wenig Zeit darf verstreichen, um die Relevanz aufrecht zu erhalten.
Um die Relevanz des Gesprächs zu rechtfertigen sind vier Kriterien als Maßstab anzulegen:
1. Um Kritik zu üben, muss eine Regelung existieren.
2. Der Mitarbeiter muss darüber informiert sein und
3. die Regelung akzeptiert haben.
4. Kommt es zu einer Abweichung, muss diese eindeutig ersichtlich sein.
Am konkreten Beispiel bedeutet das: Es besteht eine Gleitzeitregelung, die der Mitarbeiter ausgehändigt bekommt und akzeptiert. Allerdings kommt er dennoch zu spät und hält sich nicht an die Vereinbarung. Es folgt daraufhin ein Kritikgespräch, um über die fehlende Arbeitsmoral zu sprechen.
Zielgerichtet: Diese Ziele sollte das Kritikgespräch verfolgen
Im Grunde dient das Gespräch der Fehlerbesprechung und Rückmeldung zu einer bestimmten Handlung.
Gesprächsziel dabei soll es sein, neue Lösungen zu finden und frühzeitig möglichen Konflikten entgegenzuwirken. Dabei muss die Führungskraft sicherstellen, dass das Kritikgespräch gerechtfertigt ist und der Mitarbeiter schlussendlich mit einem positiven Gefühl aus dem Gespräch hervorgeht. Die Motivation, dem Mitarbeiter „einfach mal die Meinung zu sagen, weil das Fass übergelaufen ist“ ist für ein positives Gefühl und eine sachliche, konstruktive Gesprächsführung fehl am Platz.
Für den Erfolg des Kritikgesprächs sind zwei Faktoren ausschlaggebend:
1. Anhand offener Fragen und Informationsfragen werden die Ursachen gefunden und offen darüber gesprochen.
2. Die Einsicht beim Mitarbeiter muss selbst erfolgen.
Dabei soll die Führungskraft nicht belehren, sondern offen nach dem Warum fragen, um so eine selbstständige Wirkung beim Mitarbeiter zu erzeugen.
So sollte ein Kritikgespräch ablaufen - Tipps für ein erfolgreiches Gespräch
Wichtig ist, dass jede Führungskraft das Gespräch selbst führen muss. Sie hat die Probleme selbst festgestellt und kennt das mögliche Konfliktpotenzial.
Eine ausführliche Vorbereitung auf das Kritikgespräch ist dabei zwingend notwendig, um positiv und erfolgreich aus dem Gespräch zu gehen.
Dabei sollten diese Ziele verfolgt werden:
- Fehler tritt nicht erneut auf
- Kündigungen werden vermieden
- Mitarbeiter bleiben dem Unternehmen treu
- Weitere negative Auswirkungen werden reduziert
Die Vorbereitung des Kritikgesprächs
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete für ein erfolgreiches Gespräch. Punkte wie Inhalt, Zeitpunkt und Information sind dabei entscheidend:
1. Inhalt planen: Lassen Sie den Fehler Revue passieren und überlegen Sie für sich selbst, wann und warum dieser Fehler passiert ist. Gibt es eventuell Zusammenhänge, weshalb es zur Eskalation kam? Sammeln Sie zudem erste Ideen für eine mögliche Verbesserung und die nachfolgende Kontrolle.
2. Richtiger Zeitpunkt: Finden Sie ein gesundes Mittelmaß, was den Zeitpunkt für das Kritikgespräch angeht: Lassen Sie etwas Zeit vergehen, damit sich die Gemüter beruhigen können. Jedoch nicht zu viel Zeit, bis Gras über die Sache gewachsen ist oder sich die Eskalation verstärkt. Ein paar Stunden später bis zu einem Tag sind hier ein gesundes Maß.
3. Informieren: Geben Sie dem Mitarbeiter rechtzeitig Bescheid, damit er sich den geplanten Termin blocken kann. Er sollte sich ebenfalls darauf vorbereiten können.
4. Emotion vs. Sachlichkeit: Trennen Sie die sachliche und emotionale Ebene klar und deutlich, damit sich die Gefühle weder vor noch während des Gesprächs vermischen.
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Die Führung des Kritikgespräches
Je nach Schwierigkeit des Fehlverhaltens kann es schon einmal hitzig zwischen den Parteien werden. Umso wichtiger ist es für beide Seiten, die eigenen Emotionen zu kontrollieren und sich dem Thema sachlich zu widmen.
Das wichtigste: Vermeiden Sie Smalltalk! Damit wiegt sich das Gegenüber nur in Sicherheit und am Ende bleibt nicht mehr genug Zeit für das eigentliche Problem. Strukturieren Sie das Gespräch von Beginn an und legen Sie Wert auf folgende Punkte:
1. Direkter Einstieg: Legen Sie die Kritikpunkte offen dar und vermeiden Sie Smalltalk, um direkt mit dem Gespräch zu beginnen.
2. Vorwürfe vermeiden: Belegen Sie die Kritik mit konkreten Beispielen und Informationen über den Fehler. Welche Auswirkungen hat der Fehler auf das Unternehmen, den Kunden und den Mitarbeiter?
3. Offenheit: Fragen Sie offene Fragen, vor allem nach dem Warum! Diese Offenheit zeugt von Vertrauen und beweist dem Gegenüber das Interesse. Bleiben Sie freundlich und erklären Sie in Ich-Botschaften, was Sie persönlich beobachtet haben.
4. Lösung finden: Erarbeiten Sie eine gemeinsame Lösung, die zukunftsorientiert ist. Wichtig dabei ist, dass beide Parteien damit zufrieden sind und sich für den Erfolg einsetzen.
5. Positives Ende: Lassen Sie den Mitarbeiter das Gesagte zusammenfassen, ob auch alles richtig verstanden wurde und beenden Sie das Gespräch in einem freundlichen und positiven Ton.
Resultate: Nachbereitung des Kritikgesprächs
Wenn Sie den Mitarbeitern bereits im Vorfeld kommunizieren, dass es sich beim Kritikgespräch vielmehr um eine Art Entwicklungsgespräch handelt und das gegebene Feedback auch persönliche Vorteile bringen kann, sind die Mitarbeiter positiver eingestellt und motivierter die definierten Aufgaben umzusetzen.
Legen Sie bei der Nachbereitung einen Zeitplan mit Meilensteinen fest, in denen der Mitarbeiter die definierten Ziele erreichen muss. Durch die Kontrolle der Erfolge kann gegebenenfalls nachjustiert werden oder es erschließen sich weitere Möglichkeiten und Maßnahmen.
Situationen einschätzen: Mitarbeiter können in Kritikgesprächen unterschiedlich reagieren
Damit das Kritikgespräch nicht zum Konfliktgespräch wird, sollten Sie bereits bei der Vorbereitung überlegen, wie der Mitarbeiter in bestimmten Situationen reagieren könnte und sich entsprechend darauf vorbereiten.
Nicht jeder Mitarbeiter stimmt dem Gesagten ohne Widerworte zu oder möchte aktiv daraus lernen. Andere fühlen sich persönlich angegriffen und „versuchen zurückzuschlagen“ oder das Gesagte zu Verneinen und mit Rechtfertigungen dem Problem auszuweichen.
In diesen Fällen liegt die Verantwortung bei Ihnen, sich wieder auf das eigentliche Thema zu konzentrieren und auf den Themenschwerpunkt zu fokussieren – bleiben Sie immer sachlich und professionell.
Positive Reaktionen und ein annehmendes Verhalten können bereits durch eine offene Kritikkultur im Unternehmen von Anfang an gefördert werden. Nehmen Sie den Mitarbeitern die Angst, versagt zu haben. Zeigen Sie vielmehr die Sinnhaftigkeit von Kritik und Feedback und die Vorteile des Mitarbeitergesprächs auf, wie sich die Mitarbeiter dadurch selbst weiterentwickeln und beispielsweise in Arbeitssituationen, Reaktionen und Handlungen verbessern können.
Und letztlich bedeutet Kritik auch Wertschätzung, denn Sie investieren Zeit in die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter.
