Mitarbeitergespräche führen – erfolgreiches Führungsinstrument

Zielgerichtete Mitarbeitergespräche bringen einige Vorteile mit sich. So erleichtern sie die Führungsarbeit und verbessern die Kommunikation. Ein partnerschaftliches Miteinander fördert das Vertrauen – in die Person selbst und in deren Arbeit. Von selbst verbessert sich auch die Kommunikation. Denn wem man vertraut, erzählt man offener von Problemen. Schwierige Aufgaben, Konflikte und Probleme werden frühzeitig erkannt und es kann rechtzeitig gehandelt und Lösungen dafür gefunden werden.

Durch diesen regelmäßigen Austausch können unabhängig von Jahreszielen und Zielvereinbarungen weitere Perspektiven erkannt werden. Mitarbeiter können ihre Chancen nutzen und so das Unternehmen aktiv mitgestalten. Neue Ideen bleiben nicht versteckt, sondern dürfen sich entfalten. Das Ergebnis: Hohe Mitarbeitermotivation und die Erfüllung gemeinsamer Unternehmensziele.

Durch all diese Vorteile ermöglicht ein regelmäßiges Feedback eine durchgehende Leistungsbeurteilung. Der Vorgesetzte erhält einen Gesamteindruck und muss sich nicht auf einen kurzen Einblick in die Leistungen des vergangenen Jahres verlassen. Wiederum hilft dies der Personalabteilung, um einen ehrlichen Überblick zu erhalten.

Personalgespräche lassen sich in anlassbezogene und institutionalisierte Gespräche unterscheiden. So werden anlassbezogene Mitarbeitergespräche wie der Name schon sagt immer zu einem bestimmten Anlass durchgeführt.

Diese können spontan sein und sowohl vom Mitarbeiter als auch von der Führungskraft ausgehen. Institutionalisierte Personalgespräche hingegen werden in einem regelmäßigen Zeitraum durchgeführt, meist Jahresgespräche. Sie sind Teil einer betrieblichen Regelung, um die Leistungen der Mitarbeiter effizient bewerten zu können und Personalentscheidungen zu treffen.

Da diese Art der Personalgespräche eher spontan gehalten werden können, sollte die Bereitschaft von Führungskraft und Mitarbeiter stets vorhanden sein, um über aktuelle Probleme und Situationen zu sprechen. Beispiele für anlassbezogene Mitarbeitergespräche sind:

• Ende der Probezeit

• Vertragsbeendigungen / Kündigungen 

• Langanhaltende Krankheit und Wiedereingliederung 

• Häufige Krankheitstage

• Konfliktgespräche

• Feedbackgespräche

• Kritikgespräche

• Abmahnungsgespräche

• Anerkennungsgespräche

Diese Personalgespräche sind Basis einer betrieblichen Regelung und werden mit jedem Mitarbeiter auf gleiche Weise durchgeführt. Um die gleichen Bedingungen einzuhalten, werden Leitfäden definiert. Regelmäßige institutionalisierte Mitarbeitergespräche beinhalten beispielsweise:

• Zielvereinbarungen und Maßnahmen zur Zielerreichung

• Mitarbeiterbeurteilung

• Personalentwicklung / persönliche Weiterbildung und Fortbildung 

• Karriereplanung

• Feedback, Kritik und Ideen seitens der Mitarbeiter

• Entwicklungsgespräch

• Jahresgespräche

Personalgespräche sollen die Kommunikation fördern und das Vertrauen zwischen Mitarbeiter und Führungskraft stärken. Dabei können drei Ebenen definiert werden:

1. Die zwischenmenschliche Beziehung stärken. Man tauscht sich über alltägliche Dinge aus und pflegt die Verbindung miteinander.
    
2. Als funktionales Führungsinstrument dient das Mitarbeitergespräch, um Zielvereinbarungen, Leistungsbereiche, Mitarbeiterförderung und -motivation zu unterstützen und zu stärken.
    
3. Äußere Signale und Anliegen mit kommunikativem Handlungsbedarf können erkannt und darauf reagiert werden. Konflikte, Spannungen und Gesprächswünsche können damit beseitigt werden.

Ein Personalgespräch verlangt Strukturen. So sollten Fragen und Themen im Voraus von beiden Parteien umfassend vorbereitet werden. Die Zeit im Gespräch sollte effizient genutzt werden.

Bei einer guten Vorbereitung werden Rahmenbedingungen geschaffen. Sie sind essenziell, damit selbst schwierige Mitarbeitergespräche gelingen. Um das Miteinander zu stärken, hilft es, Mitarbeiter in die Planung mit einzubeziehen.

Hat er einen Wunschtermin? Möchte er den Termin lieber außerhalb des Büros wahrnehmen, z. B. beim Mittagessen oder im Park, um eine neutral Gesprächsatmosphäre zu schaffen? Oder fühlt er sich wohler, wenn man gemütlich nebeneinander statt gegenübersitzt? Wenn es die Philosophie des Unternehmens will, können und sollten diese Faktoren beachtet werden, um die erste Hürde im Gespräch zu meistern. Grundsätzlich sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Rechtzeitige Einladung an den Mitarbeiter versenden, inkl. Ablauf und Fragebogen. 

• Fragebogen vorbereiten und an den Mitarbeiter versenden. Dieser sollte sich entlang der Agenda richten und gegebenenfalls vom Mitarbeiter vorab ausgefüllt werden.

• Angenehme Atmosphäre schaffen und einen neutralen Raum buchen. Hier sollten keine Anschlusstermine vorliegen, damit kein Zeitdruck aufkommt. 

• Ausreichend Zeit einplanen. Im besten Fall einen Puffer von einer Stunde – man weiß schließlich nie, in welche Richtung sich das Gespräch entwickelt.

Beide Parteien sollten darauf achten, dass ohne Druck und ohne negative Stimmung gesprochen werden kann. Eine partnerschaftliche und vertraute Gesprächsatmosphäre ist die Basis. Die folgenden Punkte helfen bei einem guten Mitarbeitergespräch:

• Smartphones ausschalten! Ein Mitarbeitergespräch ist ein wichtiger Geschäftstermin und sollte entsprechend gehandhabt werden.

• Vermeiden Sie Sympathie und Antipathie als Bewertungsmaßstab. Das Mitarbeitergespräch muss objektiv geführt werden.

• Beide Seiten sollten aktiv zuhören.

• Das Gespräch darf nicht mitgeschnitten werden! 

• Klare Ziele im Gespräch vereinbaren. Diese helfen bei der Entwicklung und der Verbesserung der Arbeitsabläufe.

• Protokoll führen erleichtert die Nachbereitung und setzt klare Ziele für die weitere Zusammenarbeit.

Bei der Nachbereitung hilft das Protokoll. Es dokumentiert die zukünftigen Arbeitsabläufe und hilft bei der Priorisierung dieser.

• Das Gespräch Revue passieren lassen und für das nächste Gespräch gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, z. B. andere Fragen, Räumlichkeiten oder der Umgang miteinander.

• Das Protokoll wird an den Arbeitnehmer weitergegeben und um Unterschrift gebeten. 

• Beim Durchführen und Erfüllen der vereinbarten Ziele wird aktiv unterstützt.

Mitarbeitergespräche müssen und vor allem sollten nicht als notwendiges Übel angesehen werden. Vielmehr sollten sie als Teil des Arbeitsalltags angesehen werden und diesen vor allem auffrischen anstatt belasten. Nehmen sich Führungskräfte, Personaler und Mitarbeiter regelmäßig aktiv die Zeit, miteinander zu sprechen kann gezielt auf die Wünsche der Mitarbeiter eingegangen werden. Mitarbeitergespräche als Lernquelle anzusehen ist ein enormer Vorteil für das gesamte Unternehmen.Wer potenzielle Konfliktquellen kennt, kann diesen vorbeugen und bei einer möglichen Eskalation entsprechend darauf reagieren.

Gezielte Kritik wird am besten sofort beim entsprechenden Anlass geäußert, um eine Fehlerkultur zu etablieren. Das bedeutet nicht, dass Fehler gern gesehen werden. Die Mitarbeiter wissen jedoch, dass es in Ordnung ist, einmal Fehler zu machen – wenn man diese als Entwicklungschance sieht und nicht erneut macht. Fehler sind schließlich menschlich.

Ebenso verhält es sich mit Wertschätzung. Wurde eine Aufgabe besonders gut gemeistert oder zeigt der Mitarbeiter hohes Engagement, sollte diese anerkannt werden. So wird auch auf lange Sicht die Motivation gestärkt und gefestigt.

Ja, Gespräche nehmen Zeit in Anspruch. Wird der terminierte Austausch jedoch wahrgenommen, erspart man sich die Zeit im Nachgang, um Probleme auszugleichen, die durch falsche Kommunikation, fehlende Informationen und fehlende Motivation entstanden sind.  Auf lange Sicht wird Zeit also eingespart.

Wird eine Einladung zum Mitarbeitergespräch rechtzeitig versendet, können beide Parteien gut planen und sich den Slot entsprechend freihalten. Suchen Mitarbeiter das Gespräch, sollte die Führungskraft dies zu schätzen wissen und sich die notwendige Zeit freischaufeln, um den Gesprächsbedarf anzuerkennen und die Problematiken so schnell wie möglich aus dem Weg zu räumen.

Dieses Argument wird häufig für anlassbezogene Mitarbeitergespräche genannt. Allerdings liegt in diesem Moment die Aufmerksamkeit eventuell noch bei anderen Aufgaben und nicht beim Gegenüber. Beide Parteien sollten sich also unbedingt Zeit nehmen, um ausführlich zu sprechen.

Konfliktscheue hat meist damit zu tun, dass Betroffenen das Feedback falsch entgegengebracht wird. Um den heißen Brei herum reden lohnt sich nicht. Viel besser ist es, offen und ehrlich auf den Betroffenen zuzugehen und diesem die Themen ausführlich zu erklären. So lässt sich gemeinsam ein neuer Weg finden, um diesem entgegenzusteuern und mögliche Konflikte im Keim zu ersticken:

Mitarbeitergespräche sind nicht zwingend vom Personaler zu führen. Vielmehr sollten direkte Verantwortliche Personalgespräche führen und anschließend die Ergebnisse an die Personaler weitergeben. Wer noch nie ein Mitarbeitergespräch geführt hat, kann an Coachings teilnehmen oder mit erfahrenen Kollegen sprechen. Ein guter Einstieg ins Gespräch ist immer ein offenes Ohr.

Meist handelt es sich um Vier-Augen-Gespräche, die zwischen der Führungskraft und dem Mitarbeiter stattfinden. Der Mitarbeiter selbst ist stets zur Teilnahme verpflichtet, da dieses Instrument eine Nebenpflicht ist, um seine Hauptaufgaben sinnvoll erfüllen zu können. Der Personalleiter oder ein Vertreter muss nicht zwingend dabei sein. Ob der Betriebsrat oder gar Anwälte hinzugezogen werden dürfen, ist entsprechend des Anlasses individuell zu entscheiden. Rechtlich ist dies nicht geregelt.

Soll beispielsweise über die Modularitäten eines Aufhebungsvertrages gesprochen werden, darf der Mitarbeiter zur Unterstützung eine Person aus dem Betriebsrat hinzuziehen. Ist der Aufhebungsvertrag jedoch bereits vollständig definiert und es geht nur noch um den Abschluss dessen, bleibt der Betriebsrat außen vor. Auch wenn es sich im Gespräch um die Änderung der Arbeitsabläufe, benötigte Fortbildungen, berufliche Perspektiven, Gehalt oder die Behandlung von Beschwerden handelt, darf der Betriebsrat hinzugezogen werden.

Es wurde bereits oft gesagt, dass eine gute Gesprächsführung für erfolgreiche Mitarbeitergespräche notwendig ist. Wir möchten nochmals wichtige Punkte für das Gespräch zusammenfassen:

• Hören Sie Ihrem Gesprächspartner zu!  

• Bereiten Sie sich vor! Legen Sie sich eine Agenda fest und nutzen Sie diese als Leitfaden für das Gespräch. Auch der Mitarbeiter sollte diese Agenda erhalten, um sich vorbereiten zu können. 

• Wählen Sie eine gemütliche Gesprächsumgebung! Weder zwischen Tür und Angel noch in einem hektischen Umfeld.

• Definieren Sie klare Aussagen und wählen Sie eine positive Ausdrucksweise.

• Geben Sie offenes Feedback: Positiv in das Gespräch starten, Kritik wohlwollend äußern und mit positivem Ausblick beenden.

• Es ist okay, Fehler zu machen – man muss aber daraus lernen.

• Überzeugen Sie mit guten Argumenten, anstatt zu überreden.

• Beziehen Sie die Meinungen der Mitarbeiter in Entscheidungen ein.

• Bleiben Sie fair!

• Die Beurteilungskriterien müssen realen Anforderungen der Aufgabe entsprechen.

• Bleiben Sie objektiv!

• Protokollieren Sie das Mitarbeitergespräch und lassen Sie die Mitschrift unterzeichnen.

Damit auch organisatorisch alles gut von statten geht, haben wir nochmal eine Checkliste zusammengefasst:

• Wann findet das Gespräch statt?

• Wo findet das Gespräch statt?

• Wurde ein Meetingraum gebucht?

• Wurde ausreichend Zeit eingeplant?

• Sind Störungen ausgeschlossen?

• Wurden alle Beteiligten rechtzeitig informiert?

• Haben alle Beteiligten eine Agenda und einen Fragebogen erhalten?

• Ist der Besprechungsraum vorbereitet – Getränke, Snacks, Schreibutensilien etc.?

Damit Ihre Mitarbeiter motiviert aus dem Mitarbeitergespräch gehen, fördern kleine Aufmerksamkeiten die Freundschaft. Übereichen Sie individuelle Gutscheinkarten, die auf die persönlichen Freizeitaktivitäten der Mitarbeiter zugeschnitten sind: gesundheitliche Leistungen, leckeres Essen  oder eine kleine Unterstützung für den nächsten Shopping-Trip. Gerne beraten wir Sie ausführlich zu unseren Produkten.