Onboarding Prozess
Tipps und Einblicke
Welche Aufgaben hat ein starker Onboarding-Prozess?
Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollen diese die Unternehmensstruktur und die unternehmenseigenen Prozesse kennenlernen. Durch die Zuweisung eines persönlichen Paten oder Mentors können direkte erste Kontakte geknüpft und so die Basis für ein soziales Netzwerk im Unternehmen geschaffen werden.
In vielen Unternehmen werden die neuen Mitarbeiter einfach „irgendwie“ an Bord geholt und integriert. Der für die Einarbeitung Verantwortliche führt dies mit bestem Wissen und Gewissen durch. Dennoch werden einige Dinge einfach vergessen. Mit einem detaillierten Onboarding-Konzept werden diese möglichen Schwachstellen vermieden und die neuen Mitarbeiter fühlen sich sofort wohl und gut aufgehoben.
Wirkt sich das Mitarbeiter-Onboarding auf die Fluktuation aus?
Ja, definitiv. Der erste Eindruck ist schließlich auch dafür maßgeblich, ob ein Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfohlen wird. Ein ausgeklügeltes Konzept sorgt dafür, dass sich die neuen Mitarbeiter nicht überfordert fühlen und ins kalte Wasser geschmissen werden. Sie wissen, was in den ersten Tagen oder Wochen auf sie zukommt und können sich gezielt darauf einstellen. Zudem stellen die neuen Mitarbeiter sofort fest, ob ihre Erwartungen getroffen wurden und können bei Bedarf rechtzeitig Bescheid geben.
Durch diese klare Aufgabenstruktur werden Kündigungen in der Probezeit vermieden und die Loyalität wird vom ersten Tag an aufgebaut. Wer sich also einmal gründlich Gedanken zu einem ausführlichen Onboarding-Leitfaden macht, spart im Anschluss Zeit und Geld. Denn auch Kündigungen und die damit verbundene Suche nach neuen Kollegen benötigt Ressourcen und Budgets.
Welche Onboarding-Phasen durchlaufen neue Mitarbeiter bei Edenred?
Die neuen Mitarbeiter durchlaufen bei uns die folgenden drei Phasen, in denen Sie jederzeit unterstützt werden: Preboarding, Welcome-Week und Onboarding auf der konkreten Stelle.
Fokusthemen und Ziele sind dabei:
Fachliche Integration: Aufbau von fundiertem Wissen im neuen Arbeitsbereich
Soziale Integration: Kontaktaufnahme zu anderen neuen Mitarbeitern und Kennenlernen von Chef und direkten Kollegen
Werteorientierte Integration: Weitergabe der Ziele und Grundsätze der Unternehmenskultur und des Leitbilds
Wie bereitet sich Edenred in der Preboarding-Phase vor?
Das Onboarding neuer Mitarbeiter beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung und nicht erst am ersten Arbeitstag. In der Vorbereitung auf einen neuen Kollegen gibt es eine Menge zu tun. Alle wichtigen Punkte sind in einer Onboarding-Checkliste zusammengefasst, die Führungskraft, HR und IT Hand-in-Hand abarbeiten. In dieser Phase wird z. B. der Einarbeitungsplan erstellt, außerdem definieren wir einen Paten oder Mentor, planen die Einarbeitungsphase und die Zuständigkeiten und organisieren die gesamte Technik und den Arbeitsplatz. Dies erleichtert das Ankommen neuer Mitarbeiter ungemein, weil sie rasch mit der Arbeit beginnen können.
Bei Edenred gibt es eine Welcome-Week – wie können sich neue Mitarbeiter die erste Woche bei Edenred vorstellen?
Grundsätzlich gilt: Wenn ein neuer Mitarbeiter das Büro betritt, steht das Welcome-Package auf seinem Arbeitsplatz schon bereit. Im Anschluss wird der Mentor oder Pate vorgestellt, der den neuen Kollegen durch das Büro führt. Die top ausgestattete Küche und der neue Collaboration Space gehören hier wohl zu den wichtigsten Orten. Außerdem werden zugleich die unterschiedlichen Abteilungen und Ansprechpartner vorgestellt. Im Anschluss erfolgt eine Vorstellung im engsten Team. Alles natürlich COVID-19 Schutzregel-konform.
Bei der Welcome-Week durchlaufen neue Kollegen mit demselben Startdatum an unserem Firmen Hauptsitz in München gebündelt allgemeine und fachliche Schulungen sowie Vorstellungstermine mit wesentlichen Bereichen unseres Kerngeschäfts und der Supportfunktionen. Dazu gehört auch der Austausch mit der Geschäftsführung. So bekommen die Neuankömmlinge einen guten Überblick über Edenred Deutschland, unsere Produkte, Prozesse und wichtige IT-Systeme. Außerdem werden die letzten Formalitäten erledigt. Und dann geht es auch schon an die Arbeit.
Welche Personen sind in den Onboarding-Prozess involviert?
Die Beteiligten bei der Einarbeitung lassen sich in vier größere Gruppen untergliedern. Natürlich müssen alle zusammenarbeiten, um die ersten Tage so angenehm wie möglich zu machen.
Die Personalabteilung übernimmt organisatorische Aufgaben. Sie koordiniert den administrativen Part (Personalfragebögen, Verträge, Arbeitszeiten etc.) und organisiert und begleitet die Welcome-Week.
Die Führungskraft ist für die Bestimmung eines Mentors oder Paten zuständig, für den Einarbeitungsplan und die Einhaltung regemäßiger Feedbackgespräche innerhalb der ersten Wochen und Monate.
Der Mentor oder Pate, ist der erste Ansprechpartner der neuen Kollegen und steht ihnen stets Rede und Antwort.
Den größten Teil haben natürlich unsere neuen Kollegen beizutragen. Sie sind es, die bei offenen Fragen nicht zögern dürfen und jederzeit auf ihren Mentor oder Vorgesetzten und HR zugehen dürfen und vor allem sollten. So entsteht ein reger Austausch, der jedem weiterhilft.
Die aktuelle Zeit bringt auch neue Herausforderungen mit sich. Wie gestalten Sie bei Edenred den digitalen Onboarding-Prozess?
Wir haben den gesamten Recruiting- und Onboarding-Prozess auf die digitalen Gegebenheiten angepasst. Mit Beginn der Pandemie-Zeit hat unsere IT-Abteilung jedem Mitarbeiter einen Laptop und ein Telefon für das mobile Arbeiten bereitgestellt, sodass jeder mühelos weiterarbeiten konnte – von unterwegs oder von zuhause aus. Neue Kollegen haben ihre Ausrüstung während des Lockdowns per Kurierdienst erhalten.
Das Welcome-Package haben wir unseren neuen Mitarbeitern per Post zugesendet. Es beinhaltet wie üblich alle wichtigen Informationen und technischen Zugänge. Die Produkt- und HR-Schulungen, die sonst vor Ort durchgeführt wurden, finden nun per Microsoft Teams statt. So kann man sich wenigstens sehen und deutlich mehr als nur Folien teilen. Auch HR-seitig machen wir eine Begrüßungsrunde für neue Kollegen sowie eine Schulung zu allen wichtigen HR-Prozessen und Systemen wie die Edenred Digital University, EdenPeople und Beekeeper, unsere Plattform für Work & Fun Posts.
Auch auf Social-Media informieren wir weiterhin über die neuen Kollegen. Da die Fotos für das Posting nicht vor Ort durchgeführt werden können, machen wir einen gemeinsamen Termin mit den Neuankömmlingen und ein „Screenshot-Foto“, das schließlich auf unseren Social-Media-Kanälen gepostet wird.
Die aktuelle Zeit bringt durchaus neue Herausforderungen mit sich, aber wir sind offen für die neuen Möglichkeiten und nutzen diese für uns. Ich denke auch unsere neuen Kollegen freuen sich über die Flexibilität. Und wer in der Bewerbungsphase die Räumlichkeiten bei Edenred dennoch einmal sehen möchte, kann auf Anfrage gerne eine digitale Büroführung erhalten.
Haben Sie den Onboarding-Prozess automatisiert?
Ja, das haben wir. Das Onboarding wird bereits seit längerer Zeit durch ein Modul unsers HR IT-Systems unterstützt. So haben alle Beteiligten stets im Blick, welche Aufgaben als Nächstes anfallen. Hinzu kommt, dass wir relevante Dokumente für das Onboarding an einer zentralen Stelle online zur Verfügung stellen. Das ist vor allem in der aktuellen Zeit wichtiger denn je, wenn die Einarbeitung neuer Mitarbeiter nicht mehr nur vor Ort stattfindet, sondern auch remote. So können wir sicherstellen, dass der Prozess eingehalten wird und keine wesentlichen Informationen verloren gehen.
Unterstützen Benefits einen positiven Onboarding-Prozess?
Definitiv! Als größter Anbieter für Gutscheine und Gutscheinkarten deutschlandweit setzen wir unsere Produkte natürlich auch für unsere Mitarbeiter ein, z. B. in Form von Essensgutscheinen oder wiederaufladbaren Shopping Karten, auf die monatlich und zu besonderen Anlässen (z. B. Geburtstag, Heirat, Jubiläum) Geldbeträge gebucht werden.
