Wissensmanagement

Der Begriff Wissensmanagement definiert die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens bzw. der individuellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Basis dabei bilden Informationssysteme, die Mitarbeiter mit dem vorhandenen Wissen vernetzen und jederzeit verfügbar machen.

Wird Wissensmanagement im Unternehmen eingeführt, muss das sogenannte Humankapital – also das Wissen der einzelnen Mitarbeiter – auf die Strukturen und Ebenen des Unternehmens aufgeteilt werden. Diese organisationales Wissensmanagement ermöglicht jedem den nötigen Zugang dazu.

Die Basis des Knowledge-Managements bildet die Wissenskultur der Firma. Sie ist dafür verantwortlich, dass der interne und externe Wissensaufbau gefördert und gemanagt wird. Auch eine starke Fehlerkultur trägt dazu bei, den Wissensaustausch zu stärken.

Auf dieser Basis liegen drei Säulen, die das Wissensmanagement beschreiben:

• Werkzeuge: Die Werkzeuge, Tools oder Systeme definieren, wie das Wissen weitergegeben wird. Während früher Bücher und schriftliche Aufzeichnungen alles Wichtige festgehalten haben, sind es heute Datenbanken, Intranets und weitere technologische Lösungen, die für die Wissenssammlung verantwortlich sind.

• Strukturen und Prozesse: Wissensmanagement ist ein kontinuierlicher Vorgang, der definierte Strukturen und Prozesse benötigt, um in allen Ebenen und von allen Mitarbeitenden durchgeführt zu werden. Auch eine detaillierte Dokumentation ist ein fester Bestandteil.

• Mitarbeitende und Netzwerke: Wie kann sich die Gemeinschaft der Wissensträger vernetzen, um sich über das gemeinschaftliche Wissen auszutauschen? Interne und externe Netzwerke sollten dafür geschaffen werden.

• Eine hochwertige Firmenkultur äußert sich auch dadurch, dass die Mitarbeiter motiviert sind, um das Wissen aufzubauen und weiterzugeben – und natürlich auch gerne anwenden!  

Unsere Gesellschaft ist hungrig nach Wissen – dazu trägt auch die Digitalisierung erheblich bei. Sie ermöglicht uns den ständigen Zugang zu allen Antworten auf unseren Fragen. Die ersten Theorien zum Wissensmanagement gehen auf das Jahr 1955 zurück, als das Wissensmanagement ausführlich beleuchtet wurde. Wir zeigen zwei der wichtigsten Modelle, die sehr ausführlich die Hintergründe darlegen und den Ablauf zeugen. 

Im Jahr 1955 haben die Japaner Japaner Ikujirō Nonaka und Hirotaka Takeuchi ein eigenständiges Modell für Knowledge-Management entwickelt. Damit gelten sie als Mitbegründer des Wissensmanagements. Nonaka und Takeuchi stellten die Hypothese, dass Wissen in einer ständigen Transformation zwischen implizitem und explizitem Wissen erzeugt wird. Es findet also ein ständiger spiralförmiger Austausch statt, der über alle Organisationsstufen hinweg verläuft.

2004 haben sie eine weitere Definition bestimmt: Wissensmanagement ist somit der Prozess der ständigen Entwicklung von neuem Wissen, der Verbreitung sowie der Integration in neue Produkte, Dienstleistungen und Systeme. Diese Definition macht also deutlich, dass mit einem effizienten Wissensmanagement nicht nur das Unternehmen selbst davon profitiert, sondern auch die Endkunden der Firma, deren Bedürfnisse noch besser abgedeckt werden können.

1997 wurde das sogenannte Bausteinmodell das erste Mal vorgestellt. Bei diesem Konzept stehen sechs Kernbausteine im Zentrum, die um zwei rahmengebende Bausteine ergänzt wurden. Aufgrund des Bausteinprinzips lässt es sich sehr leicht im Unternehmen anwenden.

Die sechs Bausteine im Überblick:

1. Wissensziele: Die Ziele sind richtungsgebend und können normativ (für die Unternehmenskultur), strategisch (abzielend auf den künftigen Kompetenzbedarf) oder operativ (für die konkrete Umsetzung) sein. Wo soll Wissen also aufgebaut werden?
    
2. Wissensidentifikation: Die Transparenz und eine effiziente Kommunikation des internen und externen Wissens stehen im Vordergrund.
    
3. Wissenserwerb: Wie kommen die Mitarbeiter an neues Wissen? Muss es zugekauft werden oder können sie es sich selbst aneignen?
    
4. Wissensentwicklung: Das Wissen, das über Punkt 3 „Wissenserwerb“ nicht erworben wird, muss intern entwickelt werden. Hierfür werden Strategien benötigt.
    
5. Wissensverteilung: Welches Wissen wird benötigt? Wer sollte sich dieses Wissen aneignen? Welchen Umfang muss der Wissenstransfer haben? Wie wird es weitergegeben?
    
6. Wissensnutzung: Die Mitarbeiter müssen für den Einsatz des neu gewonnenen Wissens motiviert werden.
    
7. Wissensbewahrung: Wie und wo wird das neue Wissen gespeichert? Außerdem muss die Wissensdatenbank steht aktualisiert und up-to-date gehalten werden.  
    
8. Wissensbewertung: Die Erreichung der definierten Ziele und die damit errungenen Erfolge werden betrachtet, analysiert und ausgewertet. Darauf entsteht ein Optimierungskonzept, das in den Prozess eingearbeitet wird.

Neben den theoretischen Modellen gibt es verschiedene Methoden, die vor der Etablierung im Unternehmen definiert werden müssen.

• Planungsmethode: Welches Wissen gibt es bereits und wo will das Unternehmen hin? Wie tief soll die gesamte Wissensbasis werden? Wie tief soll sich ein Mitarbeiter in die neuen Fähigkeiten einarbeiten?

• Repräsentationsmethode: In welcher Form wird das Wissen aufgezeigt? Ist eine Mind-Map die richtige Darstellung oder ist eine ausführliche Landkarte mit Hintergrundinformationen die ideale Möglichkeit?

• Kreativitätsmethode: Wie finden die Mitarbeiter neue Ideen und Wissensansätze, die für das Unternehmen sinnvoll sind? Über gemeinsames Brainstorming oder Kreativitätsspiele können neue Ideen gefunden werden.

• Wissensförderung: Wie wird neues Wissen erlernt und gestärkt? Dürfen Mitarbeiter Konferenzen besuchen? Kommen externe Coaches ins Team und zeigen neue Lösungsansätze?

• Dialogische Verfahren: Wie werden die neuen Erfahrungen kommuniziert? Ein Barcamp, Wissenszirkel oder Workshops sind beispielsweise Ansätze, die für den Transfer genutzt werden können.

• Organisationsmethode: Wie und wo wird das Wissen eingerichtet? Wie können es die Mitarbeiter nutzen und umsetzen – stehen ihnen die nötigen Freiräume zur Verfügung?

• Bewertungsmethode: Wie wird das vorhandene Wissen eingesetzt? Gibt es Stellschrauben, die noch gedreht werden müssen.

• Speicherungsmethoden: Wo und wie wird das Wissen den Lernenden zugänglich gemacht? Gibt es einen zentralen Speicherort wie ein Unternehmenswiki oder ein Intranet?

Knowledge-Management benötigt drei relevante Punkte für eine erfolgreiche Einführung und Nutzung im Unternehmen:

• Organisation

• Optimierung

• Netzwerken

Mit diesen Maßnahmen ermöglicht Wissensmanagement ein erfolgreiches, zweckorientiertes Handeln und stellt dem gesamten Unternehmen die notwendigen Informationen schnell und zentral zur Verfügung. Führungskräfte haben so zudem einen Überblick über das vorhandene Know-how und können Wissenslücken im Unternehmen erkennen und schnell handeln. Ist eine ordentliche Basis geschaffen können sich auch neue Mitarbeiter im Onboarding-Prozess schnell in die bestehenden Unternehmensprozesse einarbeiten. Aber auch langjährige Mitarbeiter, die neue Fähigkeiten erlernen möchten, können dies ohne Hindernisse tun.

Wissensmanagement ist also ein strategisch sinnvolles und kontinuierliches Projekt, das in jedem Unternehmen etabliert werden sollte.