Wissensmanagement im Unternehmen einführen – so gelingt‘s

Es reicht heutzutage nicht mehr, sich möglichst viel Know-how anzueignen, ohne Rücksicht auf den langfristigen Nutzen. Um Informationen effektiv verwenden zu können, gilt es, sie miteinander zu verknüpfen und schnell greifbar für eine Vielzahl von Person zu machen. Genau hier setzt die Methode des Wissensmanagements an.

Die Grundlage für einen idealen Austausch von Wissen bildet die Kombination eines transparenten Teams und deren Vernetzung. Die Mitarbeiter sollten bereit sein, ihr berufliches Knowledge mit dem Unternehmen zu teilen. Ein breit gefächertes Gruppenwissen ist mehr wert als die Gesamtheit allen Einzelwissens. Ziel ist es, interne Kenntnisse einzelner Mitarbeiter und externes Wissen der Firma zu verknüpfen.

Es kann zunächst sinnvoll sein, mit folgenden Fragestellungen die Haltung der Mitarbeiter bezüglich des Wissensaustauschs zu analysieren:

• Ist den Mitarbeitern der Wert des eigenen Wissens bewusst?

• Sind die Mitarbeiter bereit, es zu teilen, oder behält jeder seine Kenntnisse für sich?

Um den Informationswechsel zu gewährleisten, sollte reflektiert werden, ob die Unternehmenskultur eine transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens bereits fördert und ob die Mitarbeiter die Bedeutung des Wissensmanagements im Unternehmen bewusst sind. Ist dies nicht der Fall, gilt es die Wertschätzung des individuellen Wissens zu unterstützen. Beispielsweise mithilfe von Seminaren, Workshops oder Gesprächen, welche die Belegschaft zu einem erweiterten Wissenstransfer motivieren. Es sollte ein Bewusstsein geschaffen werden für die Wichtigkeit des internen Austausches. Die primäre Intension ist, den Mitarbeitern offen zu kommunizieren, dass ihre Erfahrungen einen Mehrwert für das ganze Unternehmen darstellen.

Darüber hinaus kann ein erfolgreiches Wissensmanagement nur umgesetzt werden, wenn eine Vernetzung vorhanden ist. So bringt es nichts, wenn Mitarbeiter die Bereitschaft zum Teilen ihrer Kenntnisse haben, dafür aber kein passendes Medium vorliegt. Es sollte überprüft werden, ob die gegenwärtige IT-Infrastruktur als eine Art „Wissensmanager“ einen weitläufigen Wissensaustausch zulässt. Gegebenenfalls kann die alte Struktur durch eine Knowledge-Management-Software ersetzt oder ergänzt werden.  

Die Verknüpfung des individuellen und kollektiven Wissens kann mit einer Social-Software erfolgen. Ein Beispiel dafür ist die Nutzung des Intranets. Bei dieser Lösung handelt sich um eine digitale, interne Plattform, in der die einzelnen Personen eines Unternehmens vernetzt werden und sich untereinander austauschen können. So kann jeder als Wissensmanager agieren und so die Kollegen über wichtige Themen aufklären.

Eine weitere Möglichkeit ist die Einführung einer Social-Collaboration. Diese ermöglicht einen zeit- und ortsunabhängigen Austausch von Informationen zwischen den Mitarbeitern. Beispielsweise können Dokumente sowie Ideen leichter geteilt werden und die Zusammenarbeit in Projekten einfacher gestaltet werden. Es steht hier im Vordergrund, die Vorteile des schnellen und unkomplizierten Wissensaustauschs der sozialen Medien intern im Unternehmen zu nutzen.

Der Gebrauch einer Software empfiehlt sich durchaus für ein gelingendes Wissensmanagement. Ein einheitliches Programm führt dazu, dass die Kommunikation über Teams und Abteilungen hinweg gehen kann, auch zu verschiedenen Standorten. Zusätzlich sorgt eine kongruente IT-Struktur nicht nur für einen gelungenen Transfer, sondern gliedert gleichzeitig das gewonnene Wissen für die langfristige und effektive Nutzung im Unternehmen. Dennoch sollte beachtet werden, dass die Einführung einer neuen Software zeitintensiv ist bis sie in die bestehenden Prozesse voll und ganz integriert wurde. Das betrifft einerseits die technische Eingliederung, jedoch auch die Einarbeitung der Mitarbeiter.

Es sollte daher wohl überlegt sein, zu welchem Zeitpunkt die Aufnahme einer solchen Software sinnvoll ist. Ein weiterer Punkt ist der Kostenfaktor. Wie viele Zugriffe werden benötigt? Wer wird künftig alles damit arbeiten? Diese Fragen müssen geklärt sein, um letztlich auch die Ressourcen dafür einzuplanen. Die Software muss schließlich auch mit fundiertem Wissen gefüttert werden.

Je nachdem für welche Art der Knowledge-Management-Software Sie sich entscheiden, stehen unterschiedliche Tools zur Verfügung. Allerdings haben alle Funktionen eines gemeinsam: Die Kommunikationswege vereinfachen, strukturieren und somit eine Vielzahl an Informationen für jeden Mitarbeiter an einem Ort bereitstellen.

Hierbei ist zu erwähnen, dass formelle Wege des Wissensaustauschs, wie zum Beispiel der E-Mail-Verkehr, als alleinige Verwendung eher ungeeignet sind. Am sinnvollsten sind Tools, mit denen ein Unternehmen Zeit und Ressourcen spart und Informationen gebündelt werden können. Zu diesen gehören Chat-Funktionen, die Nutzung von Apps, die Veröffentlichung von Blogs in einer Wissensdatenbank und Foren. Ergänzend können Videos zur Klärung bestimmter Sachverhalte erstellt werden.

Wurde eine neue Wissensmanagement-Software in Ihr Unternehmen etabliert, gilt es die Mitarbeiter für einen nachhaltigen Kommunikationsfluss zu motivieren, denn jedes Programm ist nutzlos, solange es nicht regelmäßig verwendet wird. Hierfür eigenen sich mehrere Möglichkeiten. Beispielsweise können Personen, die auf einem bestimmten Gebiet viele Kenntnisse vorweisen, zu Experten ernannt werden. Um die Aufrechterhaltung von Blogs innerhalb der Firma zu gewährleisten, lohnt es sich Anreize für die Mitarbeiter zu schaffen. Das kann in Form von Freistellungen oder auch Geldprämien erfolgen.

Konkrete Maßnahmen zu definieren und das Wissensmanagement im Unternehmen einzuführen kann durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen, aber es ist eine Investition, die sich langfristig positiv auf Ihr Unternehmen auswirkt.

„Wissen ist das einzige Gut, das sich beim Gebrauch vermehrt, wenn man es teilt.“ (Marie Freifrau Ebner von Eschenbach)