Zielvereinbarungsgespräch - Wie SMART setzen Sie Ihre Ziele?

Das Führen durch Zielvereinbarung im Personalmanagement ist nicht neu. Etabliert wurde dieses Führungsinstrument bereits 1955 von Peter F. Drucker unter dem Namen „Management by Objectives“ (kurz: MbO). Auch heute noch wird dieses Grundprinzip des regelmäßigen Austausches zwischen Führungskraft und Mitarbeiter als fest etabliertes Handwerkszeug im Management eingesetzt.

In der Praxis passiert es jedoch häufig, dass aus einer Zielvereinbarung eine Zielvorgabe wird – besonders dann, wenn Mitarbeitergespräche nicht auf Augenhöhe stattfinden. So ist entscheidend für den Erfolg eines guten Zielvereinbarungsgespräches, die Art der Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Ein Unternehmen kann nur dann seine Unternehmensziele erreichen und Erfolge verbuchen, wenn die im Dialog geführte Zielsetzung aus realistischen und gleichzeitig herausfordernden Zielen besteht. Dabei wird sich die Leistungsbereitschaft und Motivation des Mitarbeiters nur dann steigern, wenn er sich hundertprozentig mit den formulierten Zielvereinbarungen identifizieren kann. Voraussetzung ist dabei immer, dass sich sowohl Vorgesetzter als auch Mitarbeiter intensiv auf das Mitarbeitergespräch vorbereiten und die jeweiligen Wünsche und Erwartungen miteinander kommunizieren.

Eine wichtige Rolle spielt auch die ausgewogene Mischung an sogenannten quantitativen und qualitativen Zielen. Vorgesetzte sollten nicht den Fehler machen ausschließlich an Zahlen (Umsatz, Stückzahlen, Anzahl von Neukunden etc.) den Wert und die Fähigkeiten eines Mitarbeiters zu definieren. So gehören auch „weiche“ Ziele, wie zum Beispiel die Erhöhung der Kundenzufriedenheit oder die Verbesserung der Produktqualität dazu. Ebenso Teamziele und die individuellen Ziele des Angestellten und dessen sozialen und methodischen Kompetenzen (Soft-Skills), sollten für ein umfassendes und erfolgreiches Zielvereinbarungsgespräch immer mit einbezogen werden.

Die Zielvereinbarung steht und fällt mit der richtigen Formulierung! Besonders geläufig zur Formulierung und Überprüfung der Ziele ist dabei die sogenannte SMART-Methode. Jeder Buchstabe steht für eine Voraussetzung, die erfüllt sein sollte, damit eine Zielerreichung grundsätzlich gewährleistet ist. Folgende Kriterien sollten dabei berücksichtigt werden:

Ziele sollten so eindeutig und so präzise wie möglich formuliert sein, um den Spielraum für vage Interpretationen so klein wie möglich zu halten. Ein unspezifisches Ziel könnte zum Beispiel sein: „Wir möchten den Traffic auf unserer Website erhöhen“. Besser und spezifischer formuliert würde es heißen: „Wir wollen unseren Website-Traffic bis zum Termin X um 10 % steigern.“ 

Ziele müssen durch konkrete Zahlen belegbar sein. Quantitative Ziele, wie Erhöhung des Gewinns oder in unserem Fall die Erhöhung des Website-Traffics lassen sich eindeutig messen. Genauso sollte auch darauf geachtet werden, dass sich ebenso qualitative Ziele durch passende Instrumente, wie zum Beispiel durch eine Mitarbeiter- oder Kundenbefragung, überprüfen lassen. 

Grundsätzlich kann ein Ziel nur erreicht werden, wenn der Mitarbeiter dahintersteht und eigenständig die Lust und den Ansporn entwickelt, das gesteckte Ziel in die Tat umzusetzen. Dabei ist es Aufgabe des Vorgesetzten, dem Arbeitnehmer die Wichtigkeit der Zielvereinbarungen nachvollziehbar zu vermitteln und das Ziel positiv zu formulieren. Einen gewissen Verhandlungsspielraum sollte  jeder Vorgesetzte seinem Mitarbeiter vorbehalten. 

Die Realisierbarkeit eines Zieles hängt eng mit der Attraktivität und Akzeptanz zusammen. So werden in der Regel nur realistische Ziele auch vom Beschäftigten akzeptiert. Ansonsten können die vorgenommenen Arbeitsziele längerfristig den Mitarbeiter stark demotivieren und sogar frustrieren.   

Jedes Ziel sollte eine klare Terminvorgabe beinhalten. Die vereinbarte Deadline sollte im besten Fall auch gleichzeitig den Kontrollpunkt darstellen, an dem gemessen wird, ob die Ziele nach den vereinbarten Vorgaben erfüllt wurden.  

Ziele verlieren ihre Bedeutung, wenn sie nicht angesprochen werden. Auf der anderen Seite sollten sich Führungskräfte nicht auf vereinbarte Zielvorgaben versteifen – sonst ist ein enttäuschendes Zielerreichungsgespräch im neuen Jahr vorprogrammiert. Es muss immer berücksichtigt werden, dass sich im Laufe eines Jahres die Rahmenbedingungen ändern können, was zur Folge haben kann, dass auch vereinbarte Ziele neu definiert werden müssen. Besser ist es daher, Zwischenziele oder Meilensteine zu setzen, um dem Mitarbeiter Erfolgserlebnisse zu verschaffen, ihn in seinen Fähigkeiten zu bestärken und gleichzeitig das Sicherheitsempfinden zu erhöhen. Der Blick auf eine positive Fehlerkultur im Unternehmen sollte dabei ebenso nicht verloren gehen. Zwingende erforderlich ist es, frühzeitig einen Termin zur Fortschrittskontrolle zu vereinbaren, bei dem beide Seiten besprechen können, inwieweit die Zielerreichung durch konkrete Maßnahmen noch realistisch bleibt oder ob eine Nachjustierung der vereinbarten Ziele erforderlich wird.

In vielen Unternehmen sind Zielvereinbarungen häufig an variable Gehälter und Bonussystemen geknüpft. Auch wenn ihnen nur ein kurzfristiger Motivationseffekt nachgesprochen wird, werden monetäre Anreize von vielen Mitarbeitern auch heute noch sehr oft bevorzugt. Entscheidend sollte dabei immer sein, dass das jährliche Zielvereinbarungsgespräch nicht zu einem reinen Gehaltsgespräch wird und der eigentliche Austausch von Ideen und Neuigkeiten auf der Strecke bleibt. Um dieses Szenario zu vermeiden, sollten Vorgesetzte früh genug ihre Mitarbeiter dafür sensibilisieren, dass es sich bei Zielvereinbarungsgesprächen nicht um ein reines Kontrollinstrument handelt, bei dem übergeordnete Zielvorgaben „top-down“ auf die Mitarbeiter abgeladen werden. Vielmehr soll es um Austausch und Weiterentwicklung gehen – also Entwicklung des Unternehmens wie auch der Person selbst. Die Prämie sollte dabei als Plus zum Gehalt verstanden werden, um den Mitarbeiter für gute Leistung zu belohnen. Dabei muss es nicht immer die große Jahresprämie sein, auf die der Mitarbeiter hinarbeiten kann – auch kleine wiederkehrende Gehaltsextras für monatlich oder vierteljährig erreichte Ziele, können langfristig die Motivation und Bindung des Beschäftigten an das Unternehmen steigern und haben zudem den Vorteil, dass sie zeitlich eng mit der Zielerreichung verbunden sind. 

Es lässt sich zusammenfassen: Mit guter Vorbereitung und Berücksichtigung der SMART-Regel können jährliche Zielvereinbarungsgespräche ein mächtiges Instrument zur Steigerung des Unternehmenserfolges sein. Gleichzeitig können sie einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, Barrieren zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten abzubauen und die Motivation und Leistungsbereitschaft auf Mitarbeiterseite neu aufleben zu lassen.