Achtung betriebliche Übung

Fällt der Begriff „betriebliche Übung“, wird man als Personalverantwortlicher hellhörig: Viele verschiedene Urteile in den letzten Jahren zu diesem Thema haben für Verunsicherung gesorgt. Darüber hinaus kursieren viele Irrtümer über die Bedeutung und die Konsequenzen einer betrieblichen Übung im Personalbereich.

Deshalb haben wir hier kompakt die wichtigsten Fakten zur betrieblichen Übung zusammengefasst.

Betriebliche Übung nennt man die regelmäßige Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen des Arbeitgebers, aus denen der Arbeitnehmer schließen kann, ihm solle eine Vergünstigung oder Leistung auf Dauer für die Zukunft eingeräumt werden.

Die betriebliche Übung ist abzugrenzen von der Gesamtzusage. Unter einer Gesamtzusage wird die einseitige Zusage des Arbeitgebers an alle oder eine bestimmte Gruppe von Arbeitnehmern z.B. durch Aushang oder mündliche Bekanntgabe verstanden.

Grundsätzlich kann jeder arbeitsrechtliche Gegenstand durch betriebliche Übung ausgestaltet werden. Von der herrschenden Meinung wird in dem Verhalten des Arbeitgebers ein konkludentes Angebot gesehen, das durch den Arbeitnehmer stillschweigend angenommen werden kann, § 151 BGB.

Es ist nicht entscheidend, ob der Arbeitgeber einen konkreten Verpflichtungswillen hatte. Ausschlaggebend ist einzig und allein, wie der Arbeitnehmer als Erklärungsempfänger das Handeln des Arbeitgebers nach Treu und Glauben und unter gleichzeitiger Berücksichtigung aller Begleitumstände interpretieren durfte.

Geschützt wird hierbei das Vertrauen des Arbeitnehmers daran, dass er die Leistung des Arbeitgebers auch in Zukunft erhalten werde.

Ein Anspruch auf betriebliche Übung kann u.a. entstehen bei Gratifikationen, 13. Gehalt, Essenszuschuss, Regelungen über den Betriebsausflug, Jubiläumszuwendungen, Fortbildungskosten, Fahrtkostenzuschüsse, Treuegeld, bezahlte Freizeit am Rosenmontag  und verbilligtes Kantinenessen.

Ab welcher Häufigkeit von Leistungen der Arbeitnehmer erwarten darf, dass er auch zukünftig die konkrete Leistung erhält, bemisst sich im Einzelfall nach Art und Inhalt der Leistung, Dauer und Intensität der Leistung.

Stellen die Leistungen für den Arbeitnehmer bedeutsame Leistungen dar, sind an die Zahl der Wiederholungen niedrigere Anforderungen zu stellen als bei weniger bedeutsameren Leistungsinhalten.

Beispiel: Zahlt der Arbeitgeber drei Jahre hintereinander vorbehaltslos eine gleichhohe Weihnachtsgratifikation, so hat der Arbeitnehmer in Zukunft einen Anspruch darauf.

Aber Achtung: Es entsteht keine betriebliche Übung auf zukünftige Gewährung von Weihnachtsgeld, wenn - für den Arbeitnehmer erkennbar - die Zuwendung nach Gutdünken des Arbeitgebers dreimalig in unterschiedlicher Höhe gezahlt wird. Der Arbeitnehmer muss in einem solchen Fall davon ausgehen, dass der Arbeitgeber die Zuwendung nur für das jeweilige Jahr gewähren will.

Selbstverständlich kann der Arbeitgeber die Bindungswirkung einer betrieblichen Übung für die Zukunft ausdrücklich unterbinden.

Wie kann man eine betriebliche Übung ausschließen?

Nur bei einem wirksamen Freiwilligkeitsvorbehalt ODER Widerrufsvorbehalt kann ein verständiger Empfänger mit Rücksicht auf Treu und Glauben und die Verkehrssitte nicht von einem verbindlichen Vertragsangebot ausgehen. Eine Verknüpfung von Freiwilligkeits- UND Widerrufsvorbehalt, wie sie in vielen Alt-Verträgen üblich war, ist seit der Entscheidung des BAG vom 30.7.2008 (10 AZR 606/07) nicht mehr zulässig und führt zur Unwirksamkeit des gesamten Vorbehalts.

Der Arbeitsvertrag sollte Klauseln enthalten, die klar und deutlich darlegen, dass die Zahlung freiwillig erfolgt und dass diese keinen Rechtsanspruch für die Zukunft begründet.

Vorsicht: Ein nicht ausreichender Freiwilligkeitsvorbehalt liegt vor, wenn man die Leistung lediglich als „freiwillige soziale Leistung“ definiert.

Formulierungsvorschlag:

„Bei Zahlung von … handelt es sich um freiwillige Leistungen, die ohne eine Anerkennung einer Rechtspflicht gewährt werden und auch bei wiederholter Zahlung keinen Rechtsanspruch für die Zukunft begründen.“

Durch klare Formulierung seitens des Arbeitgebers kann gegenüber neu eingestellten Arbeitnehmern eine bei den bisherigen Arbeitnehmern bestehende betriebliche Übung ausgeschlossen werden. Geschieht dies nicht, gilt die betriebliche Übung ebenso für den neuen Arbeitnehmer.

Der Anspruch der betrieblichen Übung kann durch den Arbeitgeber nur durch Änderungsvertrag, Änderungskündigung oder unter strengen Voraussetzungen des kollektiven Günstigkeitsprinzips durch eine Betriebsvereinbarung beseitigt werden.

U.U. kann auch die Insolvenzgefahr, sprich die Notzeit für das Unternehmen einen Ausnahmetatbestand darstellen.

Im Zusammenhang, unter welchen Voraussetzungen nach Rechtsprechung des BAG auch eine gegenläufige betriebliche Übung eine bisherige betriebliche Übung abändern kann, ist auf das Urteil des BAG vom 18.3.2009 zu verweisen.

Danach kann der Arbeitgeber den Anspruch des Arbeitnehmers aus der betrieblichen Übung durch eine gegenläufige betriebliche Übung nicht mehr beseitigen.

Dem Schweigen des Arbeitnehmers kann damit keine Zusage zu der Gegen-BÜ mehr entnommen werden; das Schweigen stellt hier keine Willenserklärung dar.

Muss ich auf steuer- und sozialabgabenfreie Leistungen, bei denen eine betriebliche Übung entstanden ist, plötzlich Steuern und Sozialabgaben entrichten?

Hinsichtlich des Lohnsteuerrechts ist zu erwähnen, dass es keine Rolle spielt, ob eine Zahlung oder ein Geschenk an den Arbeitnehmer aufgrund betrieblicher Übung, Vertrag, Tarifvertrag oder lediglich einmalig und ohne hierzu verpflichtet zu sein erfolgt. Mit anderen Worten: Wird ein Geschenk überreicht, weil eine betriebliche Übung entstanden ist und der Arbeitnehmer aufgrund der betrieblichen Übung somit einen Anspruch auf das Geschenk hat, führt dies nicht dazu, dass auf ein ehemals steuer- und sozialabgabenfreies Geschenk nun Steuern und Sozialabgaben erhoben werden.