Der Sachbezug - Beliebter Bonus zum Gehalt
Welche Vorteile haben Sachbezüge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Sachbezüge werden in Deutschland oft zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt und zunächst als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen gewertet. Allerdings gelten für den Sachbezug im Gesetz verschiedene Sonderregelungen und er kann unter bestimmten Voraussetzungen sogar steuerfrei sein. So hat der Sachbezug sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber verschiedene Vorteile.
Vorteile für den Arbeitnehmer
Für den Arbeitnehmer kommt es zum einen immer auf die persönliche Situation und Bewertung von Sachbezügen an, zum anderen bietet diese aber in den meisten Fällen nicht zu verachtende monetäre Vorteile. Grundsätzlich kann man sagen, dass mit einem zusätzlichen Sachbezug netto mehr in der Tasche des Mitarbeiters verbleibt, als würde der Wert als Gehaltserhöhung ausgezahlt werden.
So gibt es beispielsweise Sachbezüge für Mitarbeiter, die steuerrechtlich als Aufmerksamkeiten bzw. Annehmlichkeiten gesehen werden und die vorrangig im betrieblichen Interesse gewährt werden. Die Annehmlichkeiten führen zu keiner privaten Bereicherung der Mitarbeiter und wären zum Beispiel Getränke und Snacks für Zwischendurch am Arbeitsort. Allseits beliebt und unbeschränkt steuerfrei sind damit Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers wie Kaffee, Wasser, Kekse oder auch der wöchentliche Obstkorb. Die Arbeitsatmosphäre ist für die Mitarbeiter dadurch weitaus angenehmer und effizienteres, konzentriertes Arbeiten mit kleinen Denkpausen möglich.
Neben diesen Annehmlichkeiten gibt es andere Möglichkeiten im Sachbezug wie die Überlassung einer Wohnung, eines Arbeits-Laptops oder eines Dienstwagens zur privaten Nutzung, die eigenen Berechnungsgrundsätzen unterliegen und versteuert werden müssen.
Des Weiteren gibt es dann aber auch noch die Sachbezüge, die besonders häufig als Gehaltsextra gezahlt werden, unter die 44-Euro-Freigrenze fallen (ab dem 01.01.2022 erhöht sich der Betrag auf eine 50-Euro-Freigrenze) und steuerfrei bleiben können. Wir haben diesen 44-Euro-Sachbezug mit Beispielen noch einmal besonders betrachtet. Und auch über den beliebten Verpflegungszuschuss (gern als Essenszuschuss bezeichnet) kann den Mitarbeitern ein Sachbezug für Mahlzeiten gewährt werden.
Besonders erfreulich ist dabei, dass es für die Gewährung eines Sachbezuges nicht relevant ist, welche Vertragsart besteht – jeder Mitarbeiter, ob vollbeschäftigt oder im Minijob, kann Sachbezüge bekommen.
Die Vorteile für den Arbeitgeber
Für den Arbeitgeber ergeben sich in der Gewährung des Sachbezugs ebenfalls mehrere Vorteile, denn zum einen präsentiert er sich selbst als attraktiver Arbeitgeber im Sinne des Employer Brandings und zum anderen ergibt sich dadurch die Möglichkeit, Leistung und Motivation der Mitarbeiter zu belohnen und den Mitarbeitern ein höheres Netto-Einkommen zu ermöglichen.
Im Sinne der Incentives können Sachbezüge ganz bewusst selektiv eingesetzt und mit einer bestimmten Zielerreichung verbunden werden. Diese Leistungsanreize können dabei sogar je nach Auswahl beliebter als eine Gehaltsumwandlung sein und der Sachbezug damit die bessere Wahl.
Auch für den Arbeitgeber gibt es je nach Variante des Sachbezugs Möglichkeiten unterschiedliche Steuervorteile zu nutzen, wie beispielsweise mit dem steuerfreien Sachbezug. Grundsätzlich kann ein Sachbezug jederzeit und ohne Angabe von Gründen gewährt werden.
Der Sachbezug in der Lohnabrechnung
Gesetzlich ist in §2 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) festgelegt, dass alle Einnahmen, die der Arbeitnehmer bezieht, als Arbeitslohn zu werten und abzurechnen sind. Dabei ist es erst einmal unwichtig in welcher Form und unter welcher Bezeichnung er den Arbeitslohn erhält.
Für den Arbeitgeber heißt das zunächst, dass in der Lohnabrechnung eventuelle Sachbezüge ausgewiesen werden müssen, auch wenn unter Erfüllung bestimmter Kriterien Steuervergünstigungen verrechnet werden können oder in manchen Fällen der Sachbezug auf der Lohnabrechnung brutto wie netto ausgegeben und steuerfrei werden kann. Dazu ist häufig das sogenannte Zuflussprinzip heranzuziehen und entscheidend für die Berechnungsgrundlage des Sachbezugs.
Wichtig: Grundsätzlich besteht eine Nachweispflicht über die Gewährung und den Zufluss von Sachbezügen, womit die Sachbezüge mit auf die Lohnabrechnung müssen. Sprechen Sie unbedingt in konkreten Abrechnungsfragen mit dem Steuerberater Ihres Vertrauens!
Steuerrechtliche Rahmenbedingungen - So wird der Sachbezug versteuert
im Steuerrecht gilt der Sachbezug zunächst einmal grundsätzlich als geldwerter Vorteil und ist damit nach §8 des Einkommensteuergesetzes als Einnahme und damit als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen anzusehen.
Aber: Je nach dem um welche Variante des Sachbezugs es sich handelt, liegen unterschiedliche Berechnungsgrundlagen und Berechnungssätze, bis hin zur Steuerfreiheit zugrunde. Es kommt also immer darauf an, welche Sachbezüge in welcher geldwerten Höhe gewährt und wie sie bewertet werden.
Bewertung von Sachbezügen
Unterschiedliche Sachbezüge werden unterschiedlich bewertet, wobei zur Vereinfachung und Vereinheitlichung bestimmte normierte Werte herangezogen werden. Das betrifft zum einen die regionalen Unterschiede wie auch die unterschiedlichen Rechtsgebiete des Steuer- und Sozialversicherungsrechts. So können beispielsweise für die steuerrechtliche Bewertung nach § 8 II 2 EStG bei Sachbezügen, für die es nach § 17 I Nr. 4 SGB IV bereits bestimmte Werte gibt, diese maßgebend zugrunde gelegt werden.
Die Sachbezugsverordnung setzt unter anderem Werte für freie oder vergünstigte Mahlzeiten oder Wohnungen fest. Sie gibt also vor, wie hoch diese Sachbezugswerte im jeweils aktuellen Kalenderjahr angesetzt und pro Monat abgerechnet werden können. Ist die Bezugszeit des jeweiligen Sachbezugs kürzer, so werden entsprechende Bruchteile veranschlagt.
Voraussetzung ist jedoch immer, dass diese Anwendung der Werte nicht zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung (aus-)genutzt wird. Wenn also der reale Wert des Sachbezugs ein Mehrfaches des vorgesehenen Richtwertes beträgt.
Standartberechnungen im Sachbezug – Was bedeutet Lohnart 9011?
Wenn bei einer Standartberechnung des Sachbezugs (beispielsweise über DATEV), der auf das Brutto hochgerechnete Betrag in das Gesamtbrutto einfließt, dann wird dies steuerrechtlich als sogenannter „sonstiger Bezug“ (auch oft gern als „sonstiger Sachbezug“ bezeichnet) gewertet und sozialversicherungsrechtlich als einmalig gezahltes Entgelt abgerechnet. Dieser so berechnete und erfasste Wert wird unter der Bezeichnung „Lohnart 9011“ als Nettoabzug verrechnet.
Pauschalierung von Sachbezügen nach § 37b EStG
Bei Sachzuwendungen ist es zudem möglich, sich für eine Berechnung über die Pauschalierung zu entscheiden. Dabei wird als Bemessungsgrundlage der Wert der Sachzuwendung pauschal mit 30 Prozent der Aufwendungen inkl. Umsatzsteuer zzgl. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag, berechnet und zur Besteuerung herangezogen.
Voraussetzung ist, dass diese Sachbezüge zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Arbeitgeberleistung, wie eben dem regulären Gehalt, gewährt werden. Das heißt: beim Sachbezug ist eine Lohnverrechnung nicht üblich, er muss „on top“ gezahlt werden.
Übernimmt der Arbeitgeber also in so einem Fall die Versteuerung, findet der § 40 III EStG Anwendung und es handelt sich um eine für den Arbeitnehmer vollkommen steuerfreie Sachzuwendung. Werden entsprechende Sachbezüge nach dieser Vorschrift pauschal versteuert, stellen sie kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar.
Achtung: Der Gesamtwert darf weder für eine Einzelleistung noch für alle gewährten Sachbezüge im gesamten Wirtschaftsjahr den Wert von 10.000 Euro überschreiten!
Das Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) hat bereits im April 2008 folgendes konkretisiert:
Die Pauschalierung kann grundsätzlich nur einheitlich für alle innerhalb des Wirtschaftsjahres gewährten Sachbezüge in Anspruch genommen werden. Im Falle von Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde und eigene Mitarbeiter kann eine Pauschalierung aber nach § 37b EStG jeweils gesondert angewandt werden. Die Abziehbarkeit der Pauschalsteuer als Betriebsausgabe richtet sich dabei danach, ob die Aufwendungen für die Sachzuwendung als Betriebsausgabe abziehbar sind.
Keine Pauschalierung bei Sonderformen der Sachbezüge
Eine weitere Einschränkung zur Pauschalierung gilt für Sonderformen des Sachbezugs, für die es bereits bewährte und vereinfachte Regelungen zur Versteuerung gibt. Das betrifft beispielsweise:
- Versteuerungen von Firmenwagen
- durch BMF-Schreiben festgelegte, amtliche Sachbezugswerte den Rabattfreibetrag von 1.080 EUR, der z.B. bei Mitarbeiterrabatten häufig zum Tragen kommt
- die Überlassung von Vermögensbeteiligungen an Arbeitnehmer nach § 19a EStG
- weitere Sachverhalte wie beispielsweise die Erholungsbeihilfe, die unter einen festen Steuersatz von 25% fallen
- Besondere Regelungen wie Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (auch steuerfreier Fahrtkostenzuschuss genannt), die unter eine Lohnsteuerpauschalierung mit 15 % fallen
Holen Sie sich in Fragen der Pauschalierung zur sicheren Klärung Ihres individuellen Falls unbedingt verlässlichen Rat bei Ihrem Steuerberater! Da er Ihr Unternehmen und Ihre persönliche Firmensituation kennt, wird er die für Sie beste Lösung vorschlagen.
Beispiele für steuerfreie Sachbezüge ohne Pauschalierung
Für Sachbezüge kann eine Freigrenze von 44 Euro im Monat (ab 01.01.2022 wird dieser Wert auf 50 Euro erhöht) gelten, unterhalb derer der Sachbezug steuerfrei bleibt.
Bereits in den Jahressteuergesetzen 2019 und 2020 wurden Änderungen beschlossen, die im April 2021 durch das BMF in einem Schreiben bestätigt und die Auslegung der Neuregelungen für Gutscheine, Geldkarten und zweckgebundene Geldleistungen konkretisiert wurden.
Es gibt dabei durchaus einige Varianten, die als klassisches Beispiel für einen steuerfreien Sachbezug genannt werden können und bei denen genauso keine Pauschalsteuer anfällt. Das sind:
- Monatlicher Sachbezug
- Monatliche Sachbezüge bis zur aktuell gültigen Freigrenze in Form aufladbarer Sachbezugskarten, Gutscheinkarten und ähnlichem (Achtung: Die Kriterien des Zahlungsdienstaufsichtsgesetzes, kurz ZAG-Kriterien müssen ab 2022 erfüllt sein!)
- Geschenke für Mitarbeiter bis zu jeweils 60 EUR aufgrund eines persönliches Anlasses (Zum Beispiel: Hochzeit, Geburt eines Kindes, Firmenjubiläum und ähnliche Anlässe.)
- Außergewöhnliche Arbeitsessen bis zu jeweils 60 EUR pro Person (Zum Beispiel während außergewöhnlicher Arbeitseinsätze)
- Annehmlichkeiten im Betrieb (Wie oben bereits angesprochen)
Bei den Sachbezügen gibt es Beispiele wie Tankgutscheine bzw. Benzingutscheine oder ganz klassisch auch Gutscheine für Arbeitnehmer aus dem Einzelhandel, die ebenfalls mit Einhaltung dieser Sachbezugsfreigrenzen steuerfrei gewährt werden können.
Diese Gutscheinlösungen im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze,gestatten es Ihnen, Ihren Mitarbeitern über den Sachbezug auch Fitnessstudio, Massagen oder Wellnessanwendungen zu ermöglichen. Ebenso bleiben Gutscheinkarten für Mitarbeiter steuerfrei, wenn die neuen Regelungen und die Freigrenze beachtet werden.
Wird allerdings dieser betragsmäßige Wert überschritten, so dass die aktuell gültige Sachbezugsgrenze keine Anwendung finden kann, so stellt der Sachbezug einen voll steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, der bei der Bemessung der pauschalen Einkommensteuer zu berücksichtigen ist.
Achtung: Freigrenze ist nicht gleich Freibetrag!
Es ist wichtig zu beachten, dass im Sachbezug Freibetrag und Freigrenze nicht das gleiche sind! Ein kleiner, aber wichtiger und unter Umständen teurer Unterschied. Denn wird die Freigrenze nicht eingehalten, so ist der gesamte Wert zu versteuern und nicht nur der Betrag, der die Grenze überschreitet.
Sollen beispielsweise monatlich als Gehaltsnebenleistung Gutscheine für Mitarbeiter ausgegeben werden, so darf der einzelne Gutscheinwert die aktuelle Freigrenze nicht übersteigen, um steuerfrei zu bleiben. Beträgt der Wert der ausgegebenen Gutscheine aber beispielsweise jeweils 55 Euro, so ist die Sachbezugsfreigrenze überschritten und die kompletten 55 Euro werden steuerpflichtig. Achten Sie also unbedingt sehr genau auf diesen Unterschied.
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