Sachbezug in der Lohnabrechnung: Ratgeber für Unternehmen

Sachzuwendungen, also Vorteile, die Sie Ihren Mitarbeitern zusätzlich zum Arbeitslohn gewähren können, können zum Beispiel in Form von Warengutscheinen, Gutscheinkarten oder Rabatten erbracht werden. Für solche freiwilligen Gehaltsextras gilt eine monatliche Sachbezugsgrenze von 50 Euro, bis zu der sie steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben.

Wichtig: Überschreiten Sie diese Freigrenze, werden die Sachzuwendungen automatisch als geldwerter Vorteil eingestuft. Sie unterliegen damit in voller Höhe (!) der Versteuerungspflicht und es fallen Sozialversicherungsbeiträge an.

Neben diesem Sachbezugswert gibt es noch den Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro pro Jahr, der für Mitarbeiterrabatte auf unternehmensinterne Produkte oder Dienstleistungen (beispielsweise sog. Personalkäufe) greift. Anders als bei den Sachzuwendungen führt hier bei Überschreitung des Freibetrags nur der übersteigende Betrag zur Steuer- und Beitragspflicht.

Obst und Getränke, die Sie Ihren Mitarbeitern als Verpflegung am Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, fallen übrigens nicht unter die Regelung für Sachzuwendungen. Sie zählen zu den nicht steuerbaren Aufmerksamkeiten und können mit dem 50-Euro-Sachbezug kombiniert werden.

Für die meisten Sachbezüge besteht laut Einkommensteuergesetz (EStG) und Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) eine Aufzeichnungspflicht, die klaren Vorgaben folgt. Unser Partner ECOVIS erklärt dazu: „Für jeden Mitarbeiter muss der Arbeitgeber ein Lohnkonto führen und aufbewahren, das genaue Informationen über den Lohn und Steuerabzüge enthält.“

Dieses Lohnkonto dient als zentrales Dokument für die Nachweispflicht insbesondere gegenüber dem Finanzamt bei Betriebsprüfungen. Auch auf der monatlichen Lohnabrechnung können Sie die einzelnen Lohnbestandteile, also auch Sachbezüge, auflisten. Die Lohnabrechnung sollte transparent sein und dem Mitarbeiter zeigen, wie sich sein Bruttolohn zusammensetzt – einschließlich der steuerfreien Zuwendungen. Die Dokumentation der Sachbezüge auf der Lohnabrechnung allein reicht jedoch nicht aus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. In den einzelnen Monaten werden nur die in dem betreffenden Lohnzahlungszeitraum gezahlten Löhne und Gehälter abgerechnet und ausgedruckt. Der Ausdruck des Lohnkontos erfolgt dann erst mit der letzten Lohnabrechnung des Kalenderjahres.

Im Lohnkonto müssen Sachbezüge getrennt von Geldleistungen erfasst werden. Dies stellt sicher, dass die Steuerfreiheit der Sachleistungen korrekt ausgewiesen wird: „Im Lohnkonto müssen sowohl der gezahlte Lohn als auch steuerfreie Bezüge genau erfasst werden, getrennt nach Geld- und Sachleistungen sowie den entsprechenden Steuerabzügen“, erläutern die Experten von ECOVIS. Und weiter: „Sachleistungen, die der Mitarbeiter erhält, müssen mit ihrem steuerlich relevanten Wert und dem Zeitpunkt der Auszahlung vermerkt werden.“

Diese Angaben sind wichtig, um unter anderem die Einhaltung der monatlichen Freigrenze von 50 Euro zu gewährleisten. Dementsprechend muss die Aufzeichnung der Sachbezüge auch laufend und rechtzeitig erfolgen, d.h. immer im Monat der Zuwendung. Nur so kann sichergestellt werden, dass die monatliche Freigrenze nicht überschritten wird.

Diese Aufzeichnung erfolgt üblicherweise in der Lohnbuchhaltungssoftware, die sicherstellt, dass die Steuerfreiheit der Sachbezüge korrekt erfasst wird. Systeme wie DATEV oder Lexware bieten entsprechende Funktionen, um Sachzuwendungen separat zu dokumentieren.

Um den administrativen Aufwand für Unternehmen zu verringern, gewährt das Finanzamt unter bestimmten Voraussetzungen Erleichterungen bei den Aufzeichnungspflichten. Diese können genutzt werden, wenn es sich um regelmäßig wiederkehrende Sachzuwendungen wie Gutscheinkarten handelt. In solchen Fällen soll „das Finanzamt auf Antrag zulassen, dass Sachleistungen oder betriebliche Rabatte nicht erfasst werden müssen, wenn sichergestellt ist, dass die monatliche Freigrenze von 50 EUR oder der jährliche Rabattfreibetrag von 1.080 EUR nicht überschritten wird“, betont ECOVIS.

Damit Sie als Arbeitgeber entsprechende Aufzeichnungserleichterungen erhalten, ist laut ECOVIS ein formloser Antrag an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt erforderlich. In diesem Antrag legen Sie dar, durch welchen anderen Aufzeichnungsweg Sie die Nachprüfbarkeit der Sachbezüge gewährleisten.

Die für die Aufzeichnung des steuerfreien Sachbezugs maßgeblichen Regelungen finden Sie hier: 

§ 41 Einkommensteuergesetz (EStG)

Hier sind die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten von Sachbezügen und anderen steuerfreien Zuwendungen geregelt.

§ 4 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)

Darin sind die näheren Voraussetzungen für die einzelnen aufzeichnungspflichtigen Angaben im Lohnkonto beschrieben. Zugleich bietet diese Regelung die Basis für Aufzeichnungserleichterungen.

R 41.1 Lohnsteuer-Richtlinien (LStR)

Diese Richtlinien der Finanzverwaltung ergänzen die gesetzlichen Vorschriften durch praktische Hinweise und Anwendungsbeispiele für die Erleichterungen.

Für Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern steuerfreie Sachbezüge als Benefit anbieten wollen, ist eine korrekte und umfassende Aufzeichnung in der Lohnbuchhaltung unerlässlich. Bei wiederkehrenden Zuwendungen bieten Ihnen Aufzeichnungserleichterungen die Möglichkeit, den administrativen Aufwand zu verringern – vorausgesetzt, die hierfür erforderlichen Vorgaben werden erfüllt.

Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen ist dabei entscheidend, denn eine fehlerhafte Aufzeichnung kann weitreichende Konsequenzen haben. Unser Partner ECOVIS warnt: „Eine nicht korrekte Erfüllung der Aufzeichnungspflichten kann als Ordnungswidrigkeit eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen.“

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