Was Sie schon immer über Sachbezüge wissen wollten

Steuerfreie Sachbezüge

Jan 02, 2014
5 Min. Lesezeit

Mitarbeitermotivation und Sachbezüge

Wer heutzutage Mitarbeiter an sein Unternehmen binden oder besonders anspornen möchte, hat viele Möglichkeiten. Natürlich freut sich jeder Angestellte über mehr Gehalt. Allerdings schluckt die Steuerlast meist die wohlverdiente Gehaltserhöhung fast vollständig. Daher eignen sich andere Instrumente eher, um die Mitarbeiter zu motivieren: Sachbezüge sind zwar grundsätzlich auch Arbeitslohn. Aber es gibt hier viele Wege, das Finanzamt außen vor zu lassen.

Was zählt alles zu den Sachbezügen?

Jede Zuwendung des Arbeitgebers, die nicht direkt in Euro und Cent ausgezahlt wird, ist ein Sachbezug. Einige gelten als Arbeitslohn oder müssen als geldwerter Vorteil versteuert werden – etwa das kostenlose Mittagessen oder die private Nutzung des Dienstwagens. Andere wiederum gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, weil sie als Aufmerksamkeit eingestuft oder im betrieblichen Interesse überreicht werden.

+++ Wichtige Neuerungen +++
In den Jahressteuergesetzen 2019 und 2020 haben Bundestag und Bundesrat einige neuen Regeln für Sachbezüge verabschiedet. Unternehmen können auch weiterhin ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfrei Sachbezug mithilfe von Gutscheinen und Gutscheinkarten gewähren.
Folgende Neuerungen sind zu beachten:

Seit dem 01.01.2022 müssen Gutscheinkarten bestimmte Voraussetzungen (sogenannte ZAG-Kriterien) erfüllen (§ 8 Abs. 1 EStG).
Die Sachbezüge müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden (§ 8 Abs. 4 EStG)
Die Freigrenze für Sachbezüge erhöhte sich zum 01.01.2022 von 44 Euro auf 50 Euro.

Im BMF-Schreiben vom 13.04.2021 hat das Bundesministerium der Finanzen eine neue Auslegung der ZAG-Kriterien vorgenommen. Zur Erfüllung der neuen Kriterien hat Edenred entsprechende Anpassungen an seinem Produktportfolio vorgenommen, damit dieses auch in Zukunft zur Gewährung von Sachbezügen genutzt werden kann.

Alle aktuellen Regelungen im Überblick finden Sie in unserer kostenlosen Checkliste:

Wie können Angestellte bei Sachbezügen Steuern sparen?

Sachbezüge sind steuerlich begünstigt – allerdings nur bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Monat (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Bis zu dieser Höhe fallen für den zusätzlichen Lohn auch keine Sozialversicherungsbeiträge an. Ein Arbeitgeber kann also jeden Monat seine Mitarbeiter mit einem Geschenkgutschein überraschen – etwa für ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt oder eine gelungene Teamführung.

Gilt der Betrag für jeden einzelnen Sachbezug im Monat?

Nein. Bei der 50-Euro-Grenze handelt es sich tatsächlich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Wird die Grenze von 50 Euro im Monat überschritten, ist die Steuervergünstigung für den kompletten Betrag hinfällig. Dabei werden sämtliche Sachbezüge in einem Monat zusammengerechnet. Umgekehrt dürfen nicht ausgeschöpfte Beträge nicht auf andere Monate übertragen werden.

Wie werden die relevanten Sachbezüge für die 50-Euro-Grenze ermittelt?

Nicht jeder Sachbezug wird in die Berechnung mit einbezogen. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter, der einen Firmenwagen auch privat nutzt (und dies korrekt versteuert), noch einen Warengutschein erhalten. Auch Personalrabatte oder die verbilligte Überlassung von Vermögensbeteiligungen bleiben hier außen vor.

Angenommen, der Arbeitnehmer bekommt einen Gutschein. Wie lässt sich das Einhalten der Freigrenze kontrollieren?

Der Arbeitgeber muss nachweisen können, wann er den Gutschein überreicht hat: Dabei geht es um den steuerlichen Zufluss des Sachbezugs und damit um das Einhalten der Freigrenze. Elektronische Gutscheinkarten sind hier leichter zu handhaben, da die Aktivierung vom Arbeitgeber genau bestimmt werden kann.

Müssen Angestellte den Gutschein im gleichen Monat ausgeben?

Die Gültigkeitsdauer von Gutscheinkarten ist gesetzlich festgeschrieben. Ein Gutschein ist zivilrechtlich grundsätzlich drei Jahre gültig. Bei einigen Gutscheinkarten wird jedoch das verbleibende Guthaben auf einem separaten Konto verwaltet – und verfällt dadurch nicht. So können Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie noch beim Arbeitgeber beschäftigt sind oder die Karte verloren haben, immer wieder auf ihr Guthaben zugreifen.

Die Beschenkten dürfen natürlich selbst entscheiden, wann sie die Gutscheine einlösen. Das muss nicht direkt in dem Monat geschehen, in dem sie den Gutschein erhalten haben.

Können Mitarbeiter ihre Sachbezüge auch ansparen?

Für die Steuervergünstigung spielt es keine Rolle, ob der Beschenkte mit einem Gutschein verschiedene Produkte erwirbt oder mehrere Gutscheine sammelt, um sich eine größere Anschaffung zu leisten. Wichtig ist, dass der Wert der einzelnen Karte bzw. des jeweiligen geschenkten Gutscheins die monatliche Freigrenze nicht überschreitet.

Wer muss was dokumentieren?

Der Arbeitgeber muss Kopien der Gutscheine, die er an die Mitarbeiter herausgegeben hat, behalten. Alle Sachbezüge – inklusive der ausgegebenen Gutscheine – müssen im Lohnkonto eintragen werden. Dies gilt auch dann, wenn die Freigrenze nicht überschritten wird. Erleichterungen für diese Aufzeichnungspflichten können aber beim zuständigen Finanzamt beantragt werden.

Können Arbeitgeber die Vorsteuer aus Gutscheinen geltend machen?

Wird der Gutschein bei einem Dritten eingelöst, können Arbeitgeber die Umsatzsteuer, die dieser Unternehmer in Rechnung stellt, einerseits als Vorsteuer abziehen. Andererseits unterliegen die unentgeltlichen Sachzuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer als so genannte gleichgestellte Leistungen der Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 1 b Nr. 2 UStG). Dies gilt dann, wenn der Arbeitgeber den Vorsteuerabzug beanspruchen konnte. In den meisten Fällen dürfte dies dazu führen, dass sich Vorsteuerabzug und Umsatzsteuer per Saldo aufheben.

Fallen Aufmerksamkeiten auch unter die 50-Euro-Freigrenze?

Nein. Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen – zum Beispiel zum Geburtstag oder zur bestandenen Prüfung – zählen nicht zum Arbeitslohn. Solche Präsente bleiben bis zu einem Betrag von 60 Euro steuerfrei. Diese Freigrenze kann zusätzlich in Anspruch genommen werden. Allerdings gilt auch hier: Wird die Freigrenze überschritten, so gehen Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit ab dem ersten Cent verloren.