Wo die (Steuer-)Freiheit aufhört: Sachbezüge und ihre Freigrenze

Steuerfreie Sachbezüge

Okt 24, 2017
4 Min. Lesezeit

Monatliche Freigrenze Sachbezug

Viele Arbeitgeber legen mittlerweile Wert darauf, ihre Beschäftigten zu motivieren und gute Arbeit besonders anzuerkennen. Ein Mittel der Wahl sind hier Gutscheine – mit dem zusätzlichen Effekt, dass sie als Sachbezüge Steuerfreiheit genießen. Dies funktioniert allerdings nur in eng gesteckten Grenzen. Die gute Nachricht lautet: 2015 werden diese Grenzen zumindest für persönliche Aufmerksamkeiten erweitert.

Eine Gehaltserhöhung ist etwas Feines. Sie hat allerdings einen entscheidenden Nachteil: Mehr Barlohn bedeutet für den Angestellten auch immer höhere Steuern und mehr Sozialversicherungsbeiträge. Wer seinen Mitarbeitern also etwas Gutes tun möchte, um sie weiterhin zu guten Leistungen zu motivieren, greift besser auf Sachbezüge wie zum Beispiel Gutscheine zurück. Für diese Sachbezüge gelten Steuervergünstigungen: Bis zu einem Betrag von 50 Euro pro Monat bleiben Tankgutscheine und Co. lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Aufgepasst – monatliche Freigrenze!

Aber Achtung: Bei der 50-Euro-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Wird die Grenze von 50 Euro im Monat überschritten, ist die Steuervergünstigung für den kompletten Betrag hinfällig. Auch Sozialversicherungsbeiträge müssen dann ab dem ersten Cent gezahlt werden.

Daher sollten Arbeitgeber genau hinsehen und im Auge behalten, was sie ihren Angestellten an Sachbezügen gewähren. Denn um zu ermitteln, ob die Sachbezüge unterhalb der 50 Euro-Grenze bleiben, werden sämtliche Sachbezüge in einem Monat zusammengerechnet. Ganz wichtig: Das Finanzamt schaut immer auf den Monat; es ist also nicht möglich, die 50-Euro-Freigrenze auf einen Jahresbetrag hochzurechnen. Umgekehrt dürfen nicht vollständig oder gar nicht ausgeschöpfte Monatsbeträge nicht auf andere Monate übertragen werden.

+++ Wichtige Neuerungen +++
In den Jahressteuergesetzen 2019 und 2020 haben Bundestag und Bundesrat einige neuen Regeln für Sachbezüge verabschiedet. Unternehmen können auch weiterhin ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfrei Sachbezug mithilfe von Gutscheinen und Gutscheinkarten gewähren.

Folgende Neuerungen sind zu beachten:

Seit 01.01.2022 müssen Gutscheinkarten bestimmte Voraussetzungen (sogenannte ZAG-Kriterien) erfüllen (§ 8 Abs. 1 EStG).
Die Sachbezüge müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden (§ 8 Abs. 4 EStG)
Die Freigrenze für Sachbezüge erhöhte sich zum 01.01.2022 von 44 Euro auf 50 Euro.

Im BMF-Schreiben vom 13.04.2021 hat das Bundesministerium der Finanzen eine neue Auslegung der ZAG-Kriterien vorgenommen. Zur Erfüllung der neuen Kriterien hat Edenred entsprechende Anpassungen an seinem Produktportfolio vorbereitet, damit dieses auch in Zukunft zur Gewährung von Sachbezügen genutzt werden kann.

Firmenwagen und Kantinenessen werden nicht mitgerechnet

Allerdings wird nicht jeder Sachbezug in die Berechnung mit einbezogen. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter, der einen Firmenwagen auch privat nutzt und dies korrekt versteuert, noch einen Warengutschein erhalten. Auch Personalrabatte oder die verbilligte Überlassung von Vermögensbeteiligungen sowie das Kantinenessen bleiben hier außen vor.

Wenn Arbeitgeber beispielsweise eine Tankkarte gewählt haben, sollten sie nicht nur darauf achten, dass der Betrag nicht bar ausgezahlt werden kann. Es sollte auch sichergestellt sein, dass pro Monat keine Summe höher als 50 Euro auf die Karte gebucht wird. Sollte der Arbeitnehmer versehentlich doch einmal für etwas mehr als 50 Euro tanken, hilft möglicherweise eine vertragliche Regelung: Ist im Arbeitsvertrag festgelegt, dass der Mitarbeiter Beträge, die den steuerfreien Sachbezug übersteigen, zurückzahlen muss, kann das den Steuervorteil sichern. Solche Vereinbarungen über eine Rückzahlung sollten in jedem Fall schriftlich festgehalten und zu den Lohnunterlagen genommen werden.

Freigrenze gerissen? Pauschalversteuerung möglich

Ist die Freigrenze überschritten und die Sachbezüge dadurch komplett nicht mehr steuerfrei, können Arbeitgeber immer noch den Ausweg der Pauschalbesteuerung wählen: Die Sachbezüge sind dann mit 30 Prozent pauschal zu versteuern. Bemessungsgrundlage sind die tatsächlichen Kosten für den Sachbezug inklusive der Umsatzsteuer.

Ist die Freigrenze für Sachzuwendungen ausgeschöpft, ist es trotzdem noch möglich, einen Gutschein als Geschenk zu einem persönlichen Anlass zu überreichen. Derartige Aufmerksamkeiten – zum Beispiel zum Geburtstag oder zur bestandenen Prüfung – zählen nicht zum Arbeitslohn. Solche Präsente bleiben bis zu einem Betrag von 60 Euro steuerfrei . Diese Freigrenze kann zusätzlich in Anspruch genommen werden. Allerdings gilt auch hier: Wird die Freigrenze überschritten, so gehen Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit ab dem ersten Cent verloren.