Steuerfreie Arbeitgeberleistungen im Überblick

Eine einfache Beispielrechnung: Ein Arbeitgeber sagt seinem Angestellten eine Gehaltserhöhung von 100 Euro brutto zu, um ihn für konstruktiven Input bei verschiedenen Projekten zu belohnen. Davon kommen aber nur etwa 50 Euro beim Arbeitnehmer netto an. Wandelt man das Ganze in einen steuerfreien Sachbezug um – etwa in einen Tankgutschein –, hat der Arbeitnehmer ungefähr das Gleiche netto und steuerfrei in der Tasche. Für den Arbeitgeber wiederum liegt der Vorteil nicht nur in der eingesparten Gehaltserhöhung samt Bruttoleistungen, sondern auch darin, dass hierfür keine Sozialversicherungsabgaben anfallen.

Es gibt viele Variationen von Sachbezügen, die steuerlich begünstigt sind. Da wäre zum einen der Klassiker: Sachbezüge, die zum Beispiel in Form von Gutscheinen überreicht werden. Inzwischen gibt es regelrechte Gutscheinkarten, die monatlich mit einem bestimmten Betrag bebucht werden. Mit diesen Gutscheinen kann man bei den verschiedensten Anbietern einkaufen – etwa bei Tankstellen, in Kaufhäusern oder auch in Internetshops. Dass die elektronischen Gutscheine mit einem fixen Betrag ausgestattet werden, hat seinen Grund. Denn Sachbezüge sind steuerlich nur bis zu einer Summe von 44 Euro pro Monat begünstigt. Entscheidend ist, dass dieser Betrag eine so genannte steuerliche Freigrenze ist. Im Gegensatz zu einem Freibetrag heißt das: Wird die Grenze von 44 Euro im Monat überschritten, ist die Steuervergünstigung für den kompletten Betrag hinfällig. Außerdem wird die Summe in Gänze dann auch wieder der Sozialversicherung unterworfen.

Berufstätige Eltern haben oft Probleme, einen Betreuungsplatz für ihre Kinder zu finden. Und wenn sie einen Platz ergattert haben, kostet dieser häufig einiges. Auch hier kann der Arbeitgeber sich mit einem Kindergartenzuschuss beteiligen. Voraussetzung: Das Kind ist noch nicht schulpflichtig und wird außerhalb des Haushalts betreut. Steuerlich begünstigt sind damit Kindergärten, Krippen, Krabbelstuben oder die Betreuung bei einer Tagesmutter. Sind beide Elternteile angestellt, können auch beide von ihren Arbeitgebern den begünstigten Zuschuss erhalten – steuerfrei aber natürlich maximal nur so viel, wie tatsächlich auch Kosten angefallen sind. Wichtig ist, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Zahlungen an den Kindergarten regelmäßig nachweisen muss. Ein weiterer Vorteil dieser steuerfreien Arbeitgeberleistung: Die Höhe des Kindergartenzuschusses ist nicht begrenzt.

Viele Angestellte bekommen von ihren Chefs Firmencomputer, Tablets und Smartphones gestellt. Die private Nutzung von PC und Telekommunikationsgeräten ist steuerfrei. Das gilt zum Beispiel, wenn der Arbeitgeber Grundgebühr und laufende Kosten übernimmt oder das Gerät dem Arbeitnehmer komplett zur privaten Nutzung überlässt. Voraussetzung: Smartphone und Co. bleiben im Besitz des Arbeitgebers. Das heißt, dass der Mitarbeiter es zurückgeben muss, wenn er aus dem Unternehmen ausscheidet.

Eine weitere Möglichkeit, seinen Arbeitnehmern etwas Gutes zu tun, ist der Aufbau einer betrieblichen Gesundheitsförderung. Hier kann der Arbeitgeber dem Mitarbeiter Leistungen im Wert von bis zu 500 Euro pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei zukommen lassen. Voraussetzung auch hier: Die Leistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden. Begünstigt sind beispielsweise Kurse rund um die Themen Bewegung, Ernährung, Entspannung oder auch Nichtraucher-Kurse. Die gesetzlichen Krankenkassen haben in einem umfangreichen Leitfaden sämtliche Punkte zusammengefasst, die hier wichtig sind. Im Unterschied zum klassischen Sachbezug ist die Summe von 500 Euro ein Freibetrag. Wird also der Freibetrag überschritten, ist nur die darüber liegende Summe steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Muss der Arbeitnehmer aufgrund des Berufs unter der Woche in eine andere Stadt ziehen und hat hier eine zweite Wohnung angemietet, kann der Arbeitgeber lohnsteuerfreie Zuwendungen übernehmen.

• Umzugskosten: Der Arbeitnehmer muss die Aufwendungen im Einzelnen nachweisen. Erstatten darf der Arbeitgeber nur so viel wie auch in den Werbungskosten angegeben wurde.

• Mietkosten: Die Mietkosten können nur in Höhe des Durchschnittszinses erstattet werden. Die Berechnung erfolgt aus der Nettokaltmiete (gemäß des örtlichen Mietspiegels) zuzüglich der Betriebskosten je Quadratmeter einer 60 m² großen Wohnung. Gleiches gilt bei einem Wohnungskauf. Nebenkosten unabhängig von der Wohnungsgröße (z. B. Strom, Wasser, Müllabfuhr) können in voller Höhe erstattet werden, größenabhängige Nebenkosten wie Heizung anteilig.

• Verpflegungsmehraufwendungen: In den ersten drei Monaten können diese Aufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

• Fahrtkosten: Der Arbeitgeber kann eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Kilometer ansetzen, dies gilt auch für öffentliche Verkehrsmittel. Fahrten des Partners werden nur erstattet, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen nicht heimfahren kann.

• Jobticket: Seit 2019 ist ein Jobticket steuerfrei und wird nicht mehr auf die 44-Euro-Sachbezugsrenze angerechnet.

Die Fahrtkosten können durch den Arbeitgeber auf verschiedene Art steuerfrei erstattet werden.

• 44-Euro-Steuerfreibetrag: Mittels Tankgutschein oder einem Barzuschuss können die Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerfrei erstattet werden.

• Dienstwagen: Ist die Fahrt mit dem Dienstwagen auch für die private Nutzung erlaubt, können die Fahrten entweder durch die Berechnung von 0,03 % auf den Bruttolistenpreis des Wagens erfolgen oder mittels Fahrtenbuch errechnet werden. Der pauschal versteuerte Betrag der Entfernungspauschale ist in der Sozialversicherung steuerfrei.

• Pauschale: Eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro ist steuerfrei. Alles darüber hinaus wird mit dem laufenden Gehalt und individuellem Steuersatz verrechnet.

Auch Essensgutscheine sind steuerlich begünstigt. Diese Gutscheine können für die unterschiedlichsten Variationen von Mahlzeiten eingelöst werden. Restaurantschecks werden nicht nur in Gaststätten, der Systemgastronomie oder Steakhäusern akzeptiert. Auch Supermärkte und andere Lebensmittelgeschäfte nehmen die Essensgutscheine an.

Für kostenlose oder verbilligte Verpflegung hat der Fiskus Sachbezugswerte festgelegt. Für 2021 gelten folgende Werte:

• Monatswert: 263 Euro

• Frühstück: 1,83 Euro

• Mittag- oder Abendessen: 3,47 Euro

  Die Arbeitgeberleistungen sind in jedem Fall steuer- und sozialabgabenfrei. Bleibt noch der Sachbezugswert, der als geldwerter Vorteil eigentlich normal versteuert werden müsste. Um dies zu umgehen, gibt es jedoch mehrere Varianten: Der Arbeitnehmer kann sich selbst an dem Restaurantscheck mit 3,30 Euro beteiligen. Eine andere Alternative ist, dass Sie als Arbeitgeber die Pauschalversteuerung übernehmen. Damit versteuern Sie den Sachbezugswert pauschal mit 25 Prozent. Dann bekommen Ihre Angestellten die Restaurantschecks brutto wie netto, müssen also weder Steuern noch Sozialabgaben bezahlen. Voraussetzung ist allerdings, dass mit den Gutscheinen tatsächlich nur Lebensmittel eingekauft werden können.

Geschenke an Arbeitnehmer zu persönlichen Anlässen – zum Beispiel zum Geburtstag oder zur bestandenen Prüfung – zählen nicht zum Arbeitslohn. Solche Geschenke können bis zu einem Betrag von 60 Euro steuerfrei überreicht werden. Die beiden Freigrenzen für den monatlichen Sachbezug und persönliche Aufmerksamkeiten können Arbeitgeber nebeneinander gewähren. Allerdings gilt auch hier: Wird die Freigrenze überschritten, so gehen Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit ab dem ersten Cent verloren.

Da die Finanzämter den Steuervorteil nur für einen echten Sachbezug gewähren, muss besonders bei Gutscheinen darauf geachtet werden, dass sie nicht in bar ausgezahlt werden können. Unternehmer sollten also darauf achten, dass die Akzeptanzstellen ihrer Gutscheine vertraglich verpflichtet sind, kein Bargeld auszuzahlen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Arbeitgeber nachweisen kann, wann er den Gutschein überreicht hat. Entscheidend ist für die Finanzverwaltung, dass in einem Monat tatsächlich nur Sachbezüge im Wert von höchstens 44 Euro zugeflossen sind. Sämtliche Sachzuwendungen werden hier zusammengerechnet, nicht ausgeschöpfte Beträge dürfen nicht in den nächsten Monat übertragen werden. Außerdem dürfen keine tariflichen Ansprüche in Gutscheine umgewandelt werden: Hat der Arbeitnehmer beispielsweise Anspruch auf Urlaubsgeld, darf dies nicht durch einen Tankgutschein ersetzt werden. Tipp: Nicht jeder Sachbezug wird in die Berechnung der 44-Euro-Grenze mit einbezogen. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter, der einen Firmenwagen auch privat nutzt und dies korrekt versteuert, noch einen Tankgutschein erhalten. Auch Personalrabatte oder die verbilligte Überlassung von Vermögensbeteiligungen bleiben hier außen vor.

+++ Wichtige Neuerungen +++
In den Jahressteuergesetzen 2019 und 2020 haben Bundestag und Bundesrat einige neuen Regeln für Sachbezüge verabschiedet. Unternehmen können auch weiterhin ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfrei Sachbezug mithilfe von Gutscheinen und Gutscheinkarten gewähren.

Folgende Neuerungen sind zu beachten:

• Bis zum 31.12.2021 gilt noch eine Übergangsfrist und Finanzämter können alle Gutscheinkarten, die nur den Erwerb von Waren und Dienstleistungen ermöglichen, als Sachbezug akzeptieren.
• Ab 01.01.2022 müssen Gutscheinkarten bestimmte Voraussetzungen (sogenannte ZAG-Kriterien) erfüllen (§ 8 Abs. 1 EStG).
• Die Sachbezüge müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden (§ 8 Abs. 4 EStG)
• Die Freigrenze für Sachbezüge erhöht sich zum 01.01.2022 von 44 Euro auf 50 Euro.

Mit dem BMF-Schreiben vom 13.04.2021 bleiben bis zum 31.12.2021 alle Gutscheinkarten als Sachbezug zugelassen, die nur zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Diese Regelung haben das Bundesministerium der Finanzen (BMF) und die Bundesländer auf Vorschlag von CDU/CSU und SPD beschlossen. Durch diese Entscheidung kann die Ticket Plus Karte noch bis zum 31.12.2021 zur Gewährung von Sachbezügen genutzt werden.

Im BMF-Schreiben vom 13.04.2021 hat das Bundesministerium der Finanzen eine neue Auslegung der ZAG-Kriterien vorgenommen. Zur Erfüllung der neuen Kriterien hat Edenred in den vergangenen Monaten entsprechende Anpassungen an seinem Produktportfolio vorbereitet, damit dieses auch in Zukunft zur Gewährung von Sachbezügen genutzt werden kann. Ab dem 01.01.2022 gibt es das neue Kartenprodukt Edenred City.

Gerne beraten wir Sie ausführlich zu den individuellen Möglichkeiten für steuerfreie Arbeitgeberleistungen in Ihrem Unternehmen.